외국인 직원 채용: 채용 전 검토부터 임시거주증까지의 로드맵

외국인을 채용하는 일은 계약서에 서명하는 것으로 끝나지 않습니다. 해당 인력이 장기간 근무하고 체류하려면 기업은 일련의 절차를 거쳐야 합니다. 대상 유형 판단, 노동허가서 또는 면제 확인서 신청, 비자 보증, 임시거주 신고, 임시거주증 신청이 그것입니다. 단계마다 담당 주체가 다르며, 한 단계가 지연되면 전체 일정이 늦어집니다.

2025년 8월 7일부터 노동허가 절차는 Decree 152/2020/NĐ-CP와 Decree 70/2023/NĐ-CP를 대체하는 Decree 219/2025/NĐ-CP에 따릅니다. 기존 두 시행령에 따라 준비한 체크리스트와 서식은 더 이상 신규 신청에 사용할 수 없습니다. 아래에서 고용주 입장에서 본 전체 로드맵을 소개합니다.

채용 전: 대상 유형과 직위 검토

가장 먼저 할 일은 서류 수집이 아니라 후보자가 어떤 유형에 해당하는지 파악하는 것입니다. 그 결과에 따라 신청 서류, 일정, 이후 발급될 임시거주증의 종류가 달라집니다. 인사팀은 후보자와 입사일을 합의하기 전에 법무팀이나 자문 업체와 함께 이 검토를 진행해야 합니다.

직위 그룹별로 요구되는 자격과 경력 연수는 Decree 219에 규정되어 있습니다. 온라인에는 아직 구 규정을 인용한 글이 많으므로, 현행 규정을 직접 확인하거나 접수 기관에 문의하시기 바랍니다.

• 후보자가 노동허가서가 필요한지, 면제 대상인지 판단합니다. 허가서가 필요하면 이후 거주증은 LĐ2, 면제 확인서를 받으면 LĐ1이 됩니다.
• 직위를 관리자, 집행이사, 전문가, 기술 인력의 네 그룹 중 하나로 분류합니다.
• 후보자의 실제 자격과 경력이 예정된 그룹 및 직함과 일치하는지 확인합니다.
• 임시거주증의 유효기간이 여권에 따라 결정되므로 여권의 잔여 유효기간을 확인합니다.
• 근로계약 형태로 근무하는 경우, 신청서를 제출하는 기관의 안내에 따라 해당 직위에 대한 베트남인 근로자 모집 공고를 준비합니다.

단계별 로드맵과 역할 분담

노동허가서 신청을 제출하고 비자와 임시거주증을 보증하는 주체는 기업입니다. 후보자는 개인 서류, 특히 해외에서 발급받아야 하는 서류를 책임집니다. 인사팀은 양측을 조율하는 역할을 맡습니다.

노동허가서 신청은 근로자가 근무할 예정인 성(省)급 인민위원회에 행정서비스센터, 공공 우편 서비스 또는 온라인으로 제출합니다. 임시거주증 신청은 출입국관리국 또는 성(省) 공안 출입국관리사무소에 제출하며, 온라인 접수도 가능합니다.

• 1단계(후보자 수행, 인사팀 안내): 범죄경력증명서, 학위·자격증 및 경력 증빙을 발급받고, 아포스티유 인증 또는 영사 확인을 받은 뒤 번역 및 공증을 하고, 자격을 갖춘 의료기관에서 건강검진을 받습니다.
• 2단계(기업 수행): 채용 필요성 설명이 포함된 Form No. 03으로 노동허가 신청서를 작성하고, 예정된 근로계약서 등 고용 형태를 증명하는 서류를 첨부합니다.
• 3단계: 기업은 예정 입사일 전 60일 이내, 늦어도 10일 전까지 노동허가 신청서를 제출합니다.
• 4단계(기업 보증, 후보자 비자 수령): 후보자가 해외에 있는 경우, 기업이 입국 보증 절차를 완료하여 후보자가 취업 비자를 받을 수 있도록 합니다.
• 5단계(근로자 거주지에서 수행): 실제 거주하는 주소지에서 임시거주 신고를 합니다.
• 6단계(기업 제출): 임시거주증 신청서류는 보증 기관의 신청서(NA6), 신고서(NA8), 여권 원본, 2x3 cm 사진 02매, 노동허가서 또는 면제 확인서로 구성됩니다.

소요 기간

정부 기관과의 절차는 처리 기한이 비교적 명확합니다. 예측하기 어려운 부분은 해외에서 발급받는 후보자 서류로, 보통 가장 오래 걸리고 국가마다 차이가 큽니다. 따라서 입사일이 임박할 때까지 기다리지 말고 후보자가 확정되는 즉시 이 단계를 시작하십시오.

아래 기한은 기관이 완전하고 유효한 신청서를 접수한 시점부터 계산됩니다. 보완 서류를 요청받으면 더 오래 걸립니다. 현실적으로는 사례에 따라 전체적으로 몇 주에서 몇 개월까지 잡아 두는 것이 좋습니다.

• 해외 서류 및 인증: 표준 기한이 없고 발급 국가에 따라 다르며, 가장 넉넉하게 시간을 잡아야 하는 단계입니다.
• 노동허가서: Decree 219에 따라 10 영업일.
• 취업 비자: 보증 절차에 보통 며칠(영업일)이 걸리며, 여기에 후보자가 비자를 수령하는 기간이 더해집니다. 출입국관리 기관에 확인하십시오.
• 임시거주증: 방문 접수와 온라인 접수 모두 05 영업일 이내.
• 노동 임시거주증의 유효기간은 최대 02년이며, 여권 만료일보다 최소 30일 먼저 만료되어야 하고(Law 47/2014/QH13 제38조), 실무상 노동허가서의 유효기간을 초과하지 않습니다.

비용 구성

기업은 하나의 총액이 아니라 비용 항목별로 예산을 세우는 것이 좋습니다. 출입국 수수료는 현재 Circular 25/2021/TT-BTC를 따르며, 노동허가 수수료는 각 지방이 정하므로 성·시마다 금액이 다릅니다. 수수료는 변경될 수 있으므로 납부 전에 징수 기관에 확인하십시오.

• 노동허가 정부 수수료: 신청서를 제출하는 지방의 규정에 따름.
• 비자 수수료: Circular 25/2021/TT-BTC에 따라 단수 비자 USD 25.
• 유효기간 최대 2년의 임시거주증 수수료: Circular 25/2021/TT-BTC에 따라 USD 145.
• 제3자 비용: 범죄경력증명서, 건강검진, 아포스티유 또는 영사 확인, 공증 번역.
• 기타 비용: 자문 업체 이용 시 서비스 수수료, 항공권, 근로계약 체결 후 의무 가입해야 하는 사회보험.

인사팀이 자주 하는 실수

지연되는 신청 건 대부분은 희귀한 서류가 없어서가 아니라 처음부터 피할 수 있었던 실수 때문에 막힙니다. 다음은 현행 규정을 바탕으로 인사팀이 제출 전에 점검해야 할 오류들입니다.

• 구 절차를 따르는 경우: 채용 필요성 승인을 별도로 받으려 하거나, Form 01/PLI 및 02/PLI를 사용하거나, 노동보훈사회국에 제출하려는 경우. Decree 219에 따라 필요성 설명은 Form No. 03의 일부입니다.
• 제출 기간을 벗어나는 경우: 입사일 60일 전보다 이르거나 10일 전 시점보다 늦게 제출하는 경우.
• 제출일 기준 6개월 이전에 발급된 범죄경력증명서로, 새로 발급받고 인증 절차 전체를 다시 밟아야 하는 경우.
• 경력 증빙이 신청서상 직함 및 업무 내용과 일치하지 않거나, 직위와 근무 기간이 명확히 기재되지 않은 경우.
• 여권을 확인하지 않는 경우: 만료가 임박한 여권은 임시거주증 유효기간이 짧아지는 결과를 낳습니다.
• LĐ1과 LĐ2 거주증을 혼동하거나, 노동허가 면제 확인서에도 유효기간이 있다는 사실을 잊는 경우.
• 후보자를 관광 비자나 전자비자로 입국시킨 뒤 나중에 전환하려는 경우. 전환은 특정한 경우에만 허용되므로 미리 확인해야 합니다.
• 허가서가 발급되기 전에 근로자가 업무를 시작하도록 하는 경우.

임시거주증 발급 이후: 관리할 사항

임시거주증을 받았다고 업무가 끝난 것은 아닙니다. 기업은 외국인 근로자를 고용하는 기간 내내 의무를 집니다. 6개월 및 연간 정기 보고는 폐지되었지만, 당국이 수시 보고를 요청할 수는 있습니다.

• 직원별 여권, 노동허가서, 임시거주증의 만료일을 추적하는 일정표를 만듭니다.
• 노동허가서 잔여 기간이 10~45일일 때 연장을 신청합니다. 허가서는 1회에 한해 최대 2년까지 연장할 수 있습니다.
• 근로자가 다른 성·시로 가서 근무하는 경우 관할 기관에 통보합니다.
• 근로자가 직위나 고용 형태를 변경하거나 다른 기업으로 이직하는 경우 새 허가서를 발급받습니다.

Gateway의 지원

Gateway는 대상 유형 검토부터 허가서 수령까지 노동허가 전 과정을 인사팀과 함께 진행하며, 다음 단계인 임시거주증에 대해서도 자문합니다. 서비스 수수료는 건별로 견적을 드리며, 정부 수수료와 제3자 비용은 별도로 청구됩니다.

• 직위, 자격, 경력을 검토하여 신규 허가, 면제, 연장 중 적합한 유형을 판단합니다.
• 근로자와 기업에 서류 목록을 보내고, 건강검진, 범죄경력증명서, 아포스티유 또는 영사 확인, 번역을 지원합니다.
• 기업이 서명·날인할 신청서를 준비하고, 제출 및 진행 상황을 확인하며, 기관이 요청할 경우 소명합니다.
• 노동허가서를 수령하여 전달하고, 임시거주증 절차에 대해 자문합니다.