外国人従業員の採用：採用前の確認から一時滞在カード取得までのロードマップ

外国人の採用は、契約書に署名すれば終わりではありません。その人が長期的に就労・滞在できるようになるまでに、企業は一連の手続きを進める必要があります。対象区分の判定、労働許可証または免除確認の申請、ビザの保証、一時滞在登録、一時滞在カードの申請です。段階ごとに担当者が異なり、ひとつの段階で遅れが出るとロードマップ全体が滞ります。

2025年8月7日以降、労働許可証の手続きは、政令152/2020/NĐ-CPおよび政令70/2023/NĐ-CPに代わる政令219/2025/NĐ-CPに従います。旧政令2本に基づいて作成したチェックリストや書式は、新規申請には使用できません。以下では、雇用主の視点からロードマップ全体を説明します。

採用前：対象区分と職位の確認

最初にすべきことは書類集めではなく、候補者がどの区分に該当するかを見極めることです。その答えによって、申請書類、スケジュール、そして後に取得する一時滞在カードの種類が決まります。人事部門は、候補者と入社日を取り決める前に、法務部門またはアドバイザリー会社と連携してこの確認を行うべきです。

各職位グループに求められる資格や経験年数は政令219に定められています。オンライン上の記事の多くはまだ旧規定を引用しているため、現行規定で直接確認するか、受付機関に問い合わせてください。

• 候補者に労働許可証が必要か、免除対象かを判断する。許可証が必要な場合、後の一時滞在カードはLĐ2、免除確認の場合はLĐ1となる。
• 職位を4つのグループ（管理者、執行役員、専門家、技術労働者）のいずれかに分類する。
• 候補者の実際の資格と経験が、予定しているグループおよび職名に合致しているか確認する。
• パスポートの残存有効期間を確認する。一時滞在カードの有効期間はパスポートに左右されるため。
• 労働契約に基づいて就労する場合は、申請先機関の案内に従い、当該職位についてベトナム人労働者の募集告知を準備する。

ステップ別ロードマップと各担当者

労働許可証の申請を行い、ビザおよび一時滞在カードの保証人となるのは企業です。候補者は個人書類、特に海外で取得しなければならない書類を担当します。人事部門は双方の調整役を務めます。

労働許可証の申請は、従業員が勤務予定の省級人民委員会に対し、行政サービスセンター窓口、公的郵便サービス、またはオンラインで行います。一時滞在カードの申請は、出入国管理局または省公安の出入国管理室に提出し、オンライン申請も可能です。

• ステップ1（候補者が人事の案内に沿って実施）：犯罪経歴証明書、資格証明書、経験証明書を取得し、アポスティーユ認証または領事認証を受け、翻訳・認証を行い、指定医療機関で健康診断を受ける。
• ステップ2（企業が実施）：採用の必要性の説明を含む様式第03号で労働許可証の申請書を作成し、予定している労働契約書など就労形態を証明する書類を添付する。
• ステップ3：企業が、勤務開始予定日の60日前以内かつ遅くとも10日前までに労働許可証を申請する。
• ステップ4（企業が保証し、候補者がビザを受領）：候補者が海外にいる場合、企業が入国保証手続きを行い、候補者が就労ビザを受け取れるようにする。
• ステップ5（従業員の居住先が実施）：本人が居住する住所で一時滞在登録を行う。
• ステップ6（企業が申請）：一時滞在カードの申請書類は、保証機関の申請書（NA6）、申告書（NA8）、パスポート原本、2x3 cmの写真02枚、労働許可証または免除確認書で構成される。

所要期間

行政機関とのやり取りには比較的明確な処理期限があります。予測しにくいのは海外からの候補者書類で、通常最も時間がかかり、国によっても異なります。そのため、入社日が近づいてからではなく、候補者が確定した時点ですぐにこの段階に着手してください。

以下の期限は、機関が完全かつ有効な申請書類を受理した時点から起算されます。追加書類を求められた場合はさらに時間がかかります。現実的には、ケースに応じて全体で数週間から数か月を見込んでおくべきです。

• 海外書類と認証：標準的な処理期限はなく、発行国によって異なる。最も余裕を持たせるべき段階。
• 労働許可証：政令219に基づき10営業日。
• 就労ビザ：保証手続きに通常数営業日、加えて候補者がビザを受け取るまでの期間。出入国管理機関に確認すること。
• 一時滞在カード：窓口申請、オンライン申請のいずれも05営業日以内。
• 労働目的の一時滞在カードの有効期間は最長02年で、パスポートの有効期限より少なくとも30日前に満了する必要があり（法律47/2014/QH13第38条）、実務上は労働許可証の有効期間を超えない。

費用の内訳

企業は一括の総額ではなく、費用項目ごとに予算を立てるべきです。出入国関連の手数料は現在、通達25/2021/TT-BTCに従っています。労働許可証の手数料は各地方が定めるため、省・市ごとに金額が異なります。手数料は変更される可能性があるため、支払い前に徴収機関に確認してください。

• 労働許可証の行政手数料：申請先の地方が定める額。
• ビザ手数料：通達25/2021/TT-BTCに基づき、シングルエントリービザで25米ドル。
• 有効期間2年までの一時滞在カード手数料：通達25/2021/TT-BTCに基づき145米ドル。
• 第三者費用：犯罪経歴証明書、健康診断、アポスティーユまたは領事認証、公証翻訳。
• その他の費用：アドバイザリー会社を利用する場合のサービス料、航空券、労働契約締結後に義務付けられる強制社会保険。

人事部門によくある誤り

遅延する申請の多くは、珍しい書類が欠けていたためではなく、最初から避けられたはずの誤りが原因です。以下は現行規定に基づき、人事部門が申請前に確認すべき誤りです。

• 旧手続きに従ってしまう：採用の必要性について別途承認を求める、様式01/PLIや02/PLIを使う、労働・傷病兵・社会問題局に申請しようとする。政令219では、必要性の説明は様式第03号の一部となっている。
• 申請期間外に申請する：勤務開始日の60日より前、または10日前を過ぎてから申請する。
• 申請時点で発行から6か月を超えた犯罪経歴証明書を使い、取り直しと認証手続きのやり直しが必要になる。
• 経験証明書が申請書の職名・職務内容と一致しない、または職位と在職期間が明記されていない。
• パスポートを確認しない：有効期限が迫ったパスポートでは、一時滞在カードの有効期間が短くなる。
• LĐ1カードとLĐ2カードを混同する、または労働許可証の免除確認にも有効期限があることを忘れる。
• 候補者を観光ビザやe-visaで入国させ、後で切り替えようとする。切り替えは一定の場合にのみ認められるため、事前確認が必要。
• 許可証の発行前に従業員を就労させる。

一時滞在カード取得後に管理すべきこと

一時滞在カードを取得しても、それで終わりではありません。企業は外国人労働者を雇用している期間中、引き続き義務を負います。6か月ごとおよび年次の定期報告は廃止されましたが、機関から臨時の報告を求められる場合があります。

• 各人のパスポート、労働許可証、一時滞在カードの有効期限を管理するスケジュールを作成する。
• 労働許可証の残存期間が10日から45日の間に延長申請を行う。延長は1回のみ、最長2年まで。
• 従業員が他の省・市で勤務する場合は、管轄機関に通知する。
• 従業員が職位や就労形態を変更する場合、または他の企業に移る場合は、新たに許可証を取得する。

Gatewayのサポート内容

Gatewayは、区分の確認から許可証の受領まで、労働許可証の手続き全体を人事部門と連携して進め、次のステップである一時滞在カードについても助言します。サービス料はケースごとにお見積りし、行政手数料および第三者費用は別途請求となります。

• 職位、資格、経験を確認し、新規許可証、免除、延長のいずれが適切な区分かを判断する。
• 従業員と企業に書類リストを送付し、健康診断、犯罪経歴証明書、アポスティーユまたは領事認証、翻訳を支援する。
• 企業が署名・押印する申請書類を作成し、提出・進捗確認を行い、機関から求められた際には説明対応する。
• 労働許可証を受領して引き渡し、一時滞在カードの手続きについて助言する。