取得工作许可证并非万事大吉。企业仍须履行报告义务、缴纳社会保险，在合同终止时收回许可证，并随时做好接受检查的准备。
许多企业把精力都投入到办理工作许可证上，办下来后便认为大功告成。实际上，在雇用外籍人员的整个期间，企业对劳动主管部门和社会保险机构仍负有各项义务。合同终止时，企业还必须收回许可证并予以缴还。检查中发现的处罚大多出在这一阶段，而非申请阶段。
自2026年9月10日起，劳动和社会保险领域的违法行为处罚依照第283/2026/NĐ-CP号议定执行，该议定取代第12/2022/NĐ-CP号议定。网上许多文章仍在引用旧的罚款标准。人力资源部门应对照现行有效的文件，重新审视内部流程。
现行法律依据
过去一年多来，有关外籍劳动者的规定变化较大。目前的中央主管机关为内务部。省级人民委员会有权签发、补发、延期和收回工作许可证，并可将该权限委托给其他机关。部分文件中提及的劳动荣军社会部或劳动荣军社会厅已属过时表述。
依旧规定签发的工作许可证及免办工作许可证确认书在到期前继续有效。补发和延期则按新规定办理。
- 2025年8月7日第219/2025/NĐ-CP号议定，关于外籍劳动者在越南工作，自2025年8月7日起施行，取代第152/2020/NĐ-CP号议定和第70/2023/NĐ-CP号议定。
- 2024年《社会保险法》及关于强制性社会保险的第158/2025/NĐ-CP号议定，均自2025年7月1日起施行。
- 2026年7月15日颁布的第283/2026/NĐ-CP号议定，关于劳动和社会保险领域的行政处罚，自2026年9月10日起施行。
- 申请材料通过省级公共行政服务中心提交：可现场递交、通过公共邮政服务寄送、委托授权代表办理，或通过国家公共服务门户网站在线提交。
向主管机关报告和通报
根据旧规定，企业须在7月5日前提交外籍劳动者使用情况半年报告，在1月5日前提交年度报告。根据现行指引，第219号议定已取消这两项定期报告，仅保留应主管机关要求提交的不定期报告。尽管如此，企业仍应向当地受理机关核实，因为部分省份可能有各自的指引。
取消定期报告并不意味着取消所有信息义务。企业在某些情况下仍须向主管机关通报，并且仍须像对待越南员工一样申报用工情况。
- 不定期报告：随时备好外籍人员名单、许可证编号、职位、工作地点和期限，以便在主管机关要求时提交。
- 免办工作许可证、仅需通报的劳动者：须在劳动者开始工作前至少03个工作日向主管机关发送通知。
- 在一个日历年内累计工作不足90天者免办工作许可证；原先对入境次数的限制已被取消。
- 以劳动合同形式增聘外籍人员时：须在提交申请前至少05天面向越南劳动者发布招聘信息（第219号议定第18条第1款）。用工需求说明现已并入工作许可证申请材料。
- 申报用工情况并更新劳动管理名册，外籍人员亦包括在内。根据新的《就业法》，用工变动的报告期限可能已有调整，请向当地主管机关核实。
外籍人员的强制性社会保险
与越南境内用人单位签订12个月及以上定期劳动合同的外籍人员，须参加强制性社会保险（2024年《社会保险法》第2条第2款；第158/2025号议定第3条第1款）。这是企业的义务，而非员工可自行选择的事项。
部分情形不在此列，例如企业内部调动人员、已达退休年龄者，或国际条约另有规定的情形。在决定不缴纳之前，应对照2024年《社会保险法》第2条和第158号议定第3条核实具体适用范围。
- 员工按工资的8%缴纳养老和遗属基金（第158/2025号议定第9条）。用人单位的缴费比例、医疗保险以及失业保险的适用情况，应向企业登记所在地的社会保险机构确认。
- 员工在某月不工作且无工资的天数达14个工作日及以上的，当月不缴纳社会保险，产假除外。
- 合同一旦符合条件即应办理参保登记，不要等到员工取得暂住卡后再办。
- 合同终止或员工回国时，应足额缴清社会保险，以便及时结算待遇。未缴金额将依照《社会保险法》第40条第1款和第41条第1款予以追缴。
- 根据第283/2026号议定第43条，迟缴社会保险的，处以迟缴金额12%至15%的罚款。
合同终止时收回工作许可证
劳动合同终止时，工作许可证即失效。收回的依据规定于第219/2025号议定第30条，程序规定于第31条。与以往相比的一项新规定是：劳动者被起诉或被追究刑事责任时，许可证将被收回，以此取代旧规定中"违反安全秩序"这一含糊的依据。
根据通行指引，在许可证失效之日起15天内，企业须收回许可证并缴还签发机关。所需材料及主管机关的确认期限可能与原第152号议定有所不同，请提前向受理部门核实。收回许可证通常不收取费用。
- 第1步：以书面形式确认合同终止日期，并立即计算15天期限。
- 第2步：在员工离职或离开越南之前，向其收回工作许可证原件。
- 第3步：准备说明收回理由的文件，连同许可证一并提交签发机关。如无法收回许可证，须提交书面说明。
- 第4步：将社会保险结算至合同终止当月。
- 第5步：按照出入境管理机关的指引处理由企业担保的暂住卡，因为员工已不再具备担保依据。
- 第6步：保留收回材料及确认文件的副本，以备检查时出示。
检查中常见的违规行为
以下清单根据法规中被处罚的行为类别整理，并非来自官方检查统计数据。人力资源部门可在检查人员到来之前，将其用作自查清单。
最常见的错误通常源于未跟踪到期日，以及员工工作变动时未及时更新记录。应为每位员工建立一张统一的跟踪表，涵盖护照、工作许可证、暂住卡和合同的到期日。
- 雇用无工作许可证的人员，或因延期申请提交过晚导致许可证已过期。
- 员工的工作岗位或工作地点与许可证所载内容不符。
- 对仅需通报的人员，未提前至少03个工作日发送通知。
- 合同终止后未收回并缴还许可证。
- 对签订12个月及以上合同的人员未缴纳或迟缴社会保险。
- 未申报用工情况，或劳动管理名册缺少外籍人员信息。
- 主管机关要求时未提交报告。
- 非法利用、共享或使用员工数据，例如将护照复印件发送给无关方。
处罚：适用哪些规定
对于2026年9月10日起发生的违法行为，适用第283/2026号议定。对于此前发生的行为，一般原则是适用违法行为发生时有效的规定，除非新规定更为有利。具体个案应核查第283号议定的过渡条款。
针对外籍劳动者特有违法行为的新罚款标准，应直接查阅第283号议定全文。供参考：根据原第12/2022号议定，雇用无工作许可证外籍人员的组织，可视人数被处以6000万至1.5亿越南盾的罚款，劳动者本人则被罚款并被责令出境或驱逐出境。第283号议定中已明确的罚款包括：
- 未申报用工情况或未更新劳动管理名册：100万至300万越南盾（此为个人罚款标准；组织的罚款标准有待核实）。
- 迟缴社会保险：迟缴金额的12%至15%。
- 非法利用、共享或使用员工数据：2000万至4000万越南盾；非法买卖员工数据：最高7000万越南盾。
- 以剥削或强迫劳动为目的进行招聘：5000万至7500万越南盾。
Gateway能为您提供哪些帮助
Gateway与人力资源部门合作办理外籍人员工作许可证，帮助企业按时、按正确类别完成各项手续。服务费按个案报价；政府规费依各地规定收取，第三方费用另行计算。联系方式：[email protected]，+84367387309。
- 审核职位、学历和工作经验，确定合适的办理途径：新办、延期或免办。
- 准备新办、延期工作许可证的申请材料，以及在遗失、损坏或信息变更时的补发申请材料。
- 办理免办工作许可证确认书，或为仅需通报的免办类别提交通报。
- 起草文件供企业签字盖章；提交申请、跟进进度，并在主管机关要求时作出说明。
