招聘外籍员工：从入职前审核到临时居留卡的完整流程

招聘外籍人员并不只是签一份合同那么简单。在该人员能够长期工作和居留之前，企业必须完成一系列手续：确定类别、申请工作许可证或免办工作许可证确认、担保签证、登记暂住以及申请临时居留卡。每个阶段的负责方不同，任何一个环节延误都会拖慢整个流程。

自2025年8月7日起，工作许可证手续依照第219/2025/NĐ-CP号议定办理，该议定取代第152/2020/NĐ-CP号议定和第70/2023/NĐ-CP号议定。按照两部旧议定准备的清单和表格已不能再用于新的申请。以下是从用人单位角度出发的完整流程。

招聘前：审核类别与职位

首要任务不是收集材料，而是弄清候选人属于哪一类别。这一结论决定了申请材料、办理时间以及之后临时居留卡的类型。人力资源部门应在与候选人商定入职日期之前，与法务部门或咨询机构共同完成这项工作。

各类职位所要求的学历和工作年限均在第219号议定中作出规定。请直接对照现行规定核查，或咨询受理机关，因为网上许多文章仍在引用旧规定。

• 确定候选人需要办理工作许可证还是属于免办情形。如需办理许可证，之后的居留卡为LĐ2；如持免办工作许可证确认，则为LĐ1。
• 将职位归入四类之一：管理人员、执行董事、专家、技术工人。
• 核查候选人的实际学历和经验是否与拟定的类别和职务相符。
• 核查护照剩余有效期，因为临时居留卡的有效期取决于护照。
• 对于按劳动合同形式工作的人员，应按照受理申请机关的指引，准备该职位招聘越南劳动者的公告。

分步流程及各方职责

企业是提交工作许可证申请并担保签证和临时居留卡的一方。候选人负责个人材料，尤其是必须在国外办理的材料。人力资源部门则在双方之间担任协调者。

工作许可证申请向员工预计工作地的省级人民委员会提交，可通过公共行政服务中心、公共邮政服务或在线方式办理。临时居留卡申请向出入境管理局或省公安厅出入境管理处提交，也可在线提交。

• 第1步，由候选人在人力资源部门指导下完成：办理无犯罪记录证明、学历证书及工作经验证明；办理Apostille认证或领事认证；进行翻译和公证；在符合条件的医疗机构进行体检。
• 第2步，由企业完成：使用第03号表格准备工作许可证申请书，其中包含用工需求说明；附上证明用工形式的材料，例如拟签订的劳动合同。
• 第3步，企业须在预计入职日期前60天内、且最迟不晚于入职日期前10天提交工作许可证申请。
• 第4步，由企业担保、候选人领取签证：如候选人身在国外，企业须办理入境担保手续，以便候选人领取工作签证。
• 第5步，由员工居住地办理：在本人实际居住地址登记暂住。
• 第6步，由企业提交：临时居留卡申请材料包括担保单位的申请书（NA6）、申报表（NA8）、护照原件、2x3厘米照片02张，以及工作许可证或免办工作许可证确认。

所需时间

与政府机关打交道的环节都有较为明确的办理时限。难以预估的是候选人在国外办理的材料，这部分通常耗时最长，且因国家而异。因此，一旦确定候选人就应立即启动这一阶段，而不要等到临近入职日期才开始。

以下时限自受理机关收到完整、有效的申请材料之日起计算。如被要求补充材料，耗时会更长。实际上，视具体情况而定，整体应预留数周至数月不等的时间。

• 国外材料及认证：无标准时限，取决于签发国；这是最需要预留充足时间的阶段。
• 工作许可证：依照第219号议定为10个工作日。
• 工作签证：担保手续通常需要几个工作日，另加候选人领取签证的时间；请向出入境管理机关核实。
• 临时居留卡：不超过05个工作日，无论是现场提交还是在线提交。
• 劳务类临时居留卡的有效期最长为02年，且须至少早于护照到期日30天（第47/2014/QH13号法律第38条），实际上不超过工作许可证的有效期。

费用构成

企业应按费用类别编制预算，而不是只估算一个总数。出入境费用目前依照第25/2021/TT-BTC号通知执行；工作许可证费用由各地方自行规定，因此各省市收费标准不同。费用可能会调整，付款前请向收费机关核实。

• 工作许可证政府规费：按提交申请所在地方的规定收取。
• 签证费：依照第25/2021/TT-BTC号通知，单次入境签证为25美元。
• 有效期不超过2年的临时居留卡费用：依照第25/2021/TT-BTC号通知为145美元。
• 第三方费用：无犯罪记录证明、体检、Apostille认证或领事认证、公证翻译。
• 其他费用：如委托咨询机构则需支付服务费，以及机票费用、签订劳动合同后依规定缴纳的强制社会保险。

人力资源部门常见错误

大多数申请被延误，并非因为缺少罕见材料，而是因为一开始本可避免的错误。以下是根据现行规定总结的、人力资源部门在提交申请前应核查的错误。

• 沿用旧流程：单独申请用工需求批准、使用01/PLI和02/PLI表格，或试图向劳动荣军社会厅提交申请。依照第219号议定，用工需求说明已纳入第03号表格。
• 在规定时间窗口之外提交：早于入职日期前60天或晚于入职日期前10天。
• 无犯罪记录证明的签发时间距提交申请超过6个月，导致必须重新办理并重走整套认证流程。
• 工作经验证明与申请材料中的职务名称和职位描述不符，或未明确写明职位和任职期限。
• 未核查护照：护照临近到期会导致临时居留卡有效期很短。
• 混淆LĐ1和LĐ2卡，或忘记免办工作许可证确认同样有到期日。
• 让候选人持旅游签证或电子签证入境并打算之后转换；签证转换仅限于特定情形，须事先核实。
• 在许可证签发之前就让员工开始工作。

取得临时居留卡后：需要跟进的事项

拿到临时居留卡并不意味着工作已经完成。在雇用外籍劳动者期间，企业仍负有相关义务。每6个月和每年的定期报告已被取消，但主管机关仍可能要求提交临时报告。

• 建立跟踪表，记录每位员工护照、工作许可证和临时居留卡的到期日期。
• 在工作许可证剩余10至45天时提交延期申请；许可证只能延期一次，最长2年。
• 员工前往其他省市工作时，须通知主管机关。
• 员工变更职位、变更用工形式或转至其他企业时，须重新办理许可证。

Gateway能为您提供哪些帮助

Gateway协助人力资源团队完成工作许可证的全流程，从类别审核到领取许可证，并就下一步的临时居留卡手续提供咨询。服务费根据具体情况报价；政府规费和第三方费用另行收取。

• 审核职位、学历和经验，确定适用的类别：新办许可证、免办或延期。
• 向员工和企业发送材料清单；协助办理体检、无犯罪记录证明、Apostille认证或领事认证以及翻译。
• 准备申请材料供企业签字盖章；提交申请、跟进进度，并在主管机关要求时作出说明。
• 领取工作许可证并移交，同时就临时居留卡手续提供咨询。