Dịch thuật công chứng giấy tờ nước ngoài để dùng tại Việt Nam: hợp pháp hóa trước khi dịch, dịch ở đâu, chứng thực chữ ký người dịch và thời hạn sử dụng

Bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy khai sinh hay giấy đăng ký kết hôn do nước ngoài cấp đều phải có bản dịch tiếng Việt hợp lệ khi nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam. Hồ sơ giấy phép lao động, thẻ tạm trú thăm thân hay đăng ký người phụ thuộc thường bị trả lại vì làm sai thứ tự: dịch trước rồi mới hợp pháp hóa, hoặc dịch thiếu phần tem chứng nhận.

Quy định đã đổi nhiều trong hai năm gần đây. Từ 01/7/2025, Luật Công chứng 2024 bỏ thủ tục công chứng bản dịch, thay bằng chứng thực chữ ký người dịch. Từ 01/11/2025, UBND cấp xã được chứng thực chữ ký người dịch theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP. Từ 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam. Cụm từ dịch thuật công chứng vẫn được dùng quen miệng, nhưng thủ tục pháp lý đúng hiện nay là chứng thực chữ ký người dịch.

Giấy tờ nào phải có Apostille hoặc hợp pháp hóa trước khi dịch

Nguyên tắc chung theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (đã sửa đổi): giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự thì mới được dùng làm căn cứ chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được miễn. Các trường hợp miễn theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, sửa bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP, gồm: theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước kia cùng là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại; giấy tờ chuyển trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền hai nước; và các trường hợp pháp luật Việt Nam quy định miễn.

Từ 11/9/2026, cách xử lý phụ thuộc vào nước cấp giấy tờ và loại giấy tờ. Apostille chỉ xác thực chữ ký, con dấu và thẩm quyền người ký, không xác thực nội dung và không thay thế bản dịch tiếng Việt. Danh sách nước tham gia và nước phản đối việc Việt Nam gia nhập có thể thay đổi, nên hãy kiểm tra trước khi xin.

• Giấy tờ công của nước thành viên Apostille có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam: chỉ cần tem Apostille do nước cấp giấy tờ đóng. Cơ quan đại diện Việt Nam ngừng nhận hợp pháp hóa cho loại giấy tờ này.
• Giấy tờ ngoài phạm vi Công ước, như văn bản do cơ quan ngoại giao, lãnh sự lập hoặc giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan: vẫn hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ của nước chưa tham gia Công ước hoặc nước phản đối việc Việt Nam gia nhập: vẫn hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP đã sửa đổi.
• Giấy tờ thuộc diện miễn theo hiệp định song phương: không cần Apostille hay hợp pháp hóa, nhưng vẫn phải dịch và chứng thực.

Làm theo thứ tự nào

Cách làm an toàn trong thực tế là hoàn tất phần chứng nhận ở nước ngoài trước, rồi mới dịch tại Việt Nam. Tem Apostille và tem hợp pháp hóa cũng là một phần của giấy tờ, nên phải được dịch cùng. Nếu dịch trước khi có tem, bạn sẽ phải dịch lại. Xin Apostille hoặc hợp pháp hóa thường là bước mất nhiều thời gian nhất, nên bắt đầu sớm.

• Bước 1: hỏi cơ quan nhận hồ sơ cần những giấy tờ nào, bản gốc hay bản sao có chứng nhận.
• Bước 2: xác định giấy tờ cần Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hay được miễn, dựa trên nước cấp và loại giấy tờ.
• Bước 3: xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, hoặc làm hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
• Bước 4: dịch toàn bộ giấy tờ sang tiếng Việt, gồm cả con dấu, chữ ký và các tem chứng nhận.
• Bước 5: chứng thực chữ ký người dịch tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
• Bước 6: kiểm tra tên, ngày sinh, số hộ chiếu trên bản dịch khớp với hộ chiếu trước khi nộp.

Dịch ở đâu và ai được dịch

Cần phân biệt hai việc: dịch và chứng thực chữ ký người dịch. Công ty dịch thuật làm phần dịch. Phần chứng thực chữ ký do cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Bản dịch chỉ có giá trị nộp cho cơ quan nhà nước khi chữ ký người dịch đã được chứng thực đúng thẩm quyền.

Một số trang trực tuyến vẫn mô tả thủ tục công chứng bản dịch hoặc ghi nơi thực hiện là Phòng Tư pháp cấp huyện. Các thông tin này đã cũ sau khi Luật Công chứng 2024 có hiệu lực và mô hình chính quyền hai cấp được áp dụng.

• UBND cấp xã: chứng thực chữ ký người dịch từ 01/11/2025 theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
• Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng): công chứng viên chứng thực chữ ký người dịch theo điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng 2024.
• Người dịch là cộng tác viên dịch thuật của UBND cấp xã, theo Điều 17 Nghị định 120/2025/NĐ-CP.
• Người tự dịch giấy tờ của chính mình, không phải cộng tác viên. Nên hỏi trước nơi chứng thực về yêu cầu đối với người tự dịch.

Hồ sơ, thời gian và phí chứng thực chữ ký người dịch

Thủ tục tại UBND cấp xã được công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Kết quả thường có trong ngày, hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ. Thời gian có thể dài hơn nếu hai bên thỏa thuận bằng văn bản, khi đó cơ quan phải cấp phiếu hẹn.

Phí chứng thực chữ ký người dịch tại UBND là 10.000 đồng mỗi trường hợp, theo Thông tư 226/2016/TT-BTC. Tại tổ chức hành nghề công chứng, phí chứng thực chữ ký cũng là 10.000 đồng mỗi trường hợp theo Thông tư 257/2016/TT-BTC. Mức 10.000 đồng mỗi trang mà một số bài còn ghi là phí công chứng bản dịch, thủ tục đã bỏ từ 01/7/2025. Thù lao dịch do hai bên thỏa thuận. Mức phí có thể được điều chỉnh, hãy kiểm tra lại tại nơi nộp.

• Cộng tác viên dịch thuật: xuất trình bản dịch kèm giấy tờ cần dịch.
• Người tự dịch: bản dịch, giấy tờ cần dịch và giấy tờ tùy thân còn hạn như hộ chiếu, căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử.
• Giấy tờ cần dịch đã có Apostille hoặc đã hợp pháp hóa lãnh sự, nếu không thuộc diện miễn.
• Người nước ngoài nộp trực tiếp nên mang hộ chiếu bản gốc.

Giấy tờ bị từ chối dịch, chứng thực và yêu cầu về hình thức

Cơ quan chứng thực sẽ từ chối nếu giấy tờ gốc không đạt yêu cầu. Hãy kiểm tra tình trạng giấy tờ trước khi gửi dịch. Bản dịch từ 2 trang trở lên thì lời chứng ghi ở trang cuối, từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Lời chứng dùng mẫu mới theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP. Cơ quan chứng thực lưu một bản trong 02 năm, nên vẫn nên giữ bản scan của bản dịch đã chứng thực.

• Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.
• Giấy tờ hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
• Giấy tờ đóng dấu mật.
• Giấy tờ nước ngoài chưa có Apostille hoặc chưa hợp pháp hóa trong khi không thuộc diện miễn.

Bản dịch dùng được bao lâu

Theo hiểu biết hiện có, pháp luật về chứng thực không đặt một thời hạn chung cho bản dịch đã chứng thực chữ ký người dịch. Bản dịch thường dùng được khi giấy tờ gốc còn hiệu lực. Điểm này chưa được đối chiếu đầy đủ với văn bản gốc, nên hãy hỏi lại cơ quan nhận hồ sơ.

Trên thực tế, giới hạn thường đến từ nơi nhận hồ sơ. Một số loại giấy tờ như phiếu lý lịch tư pháp hay xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ được chấp nhận trong một khoảng thời gian kể từ ngày cấp. Khi giấy tờ gốc quá hạn theo yêu cầu đó, bạn phải xin giấy mới, xin Apostille hoặc hợp pháp hóa lại, rồi dịch lại.

Bản dịch đã công chứng trước 01/7/2025 vẫn còn giá trị theo khoản 11 Điều 76 Luật Công chứng 2024. Nếu cần làm bản mới, thủ tục áp dụng là chứng thực chữ ký người dịch.

• Hỏi nơi nhận hồ sơ về thời hạn chấp nhận của từng loại giấy tờ, tốt nhất bằng văn bản.
• Tính ngày xin giấy tờ gốc sao cho còn hạn khi nộp hồ sơ chính.
• Làm nhiều bản dịch chứng thực một lần nếu cần nộp cho nhiều cơ quan.
• Khi đổi hộ chiếu, kiểm tra các bản dịch có ghi số hộ chiếu cũ có còn được chấp nhận không.

Gateway hỗ trợ gì

Gateway nhận phần dịch và các bước chứng nhận đi kèm hồ sơ giấy phép lao động, thẻ tạm trú, kết hôn hay du học, do cùng chuyên viên đang theo hồ sơ của bạn thực hiện. Phí báo theo số trang dịch và số giấy tờ cần hợp pháp hóa hoặc Apostille. Lệ phí của cơ quan nhà nước và cơ quan ngoại giao được tách riêng trong báo giá. Liên hệ: [email protected], +84367387309.

• Kiểm tra giấy tờ của bạn cần Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hay được miễn, và hướng dẫn thứ tự các bước tại nước cấp giấy tờ.
• Hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài để dùng tại Việt Nam, hướng dẫn xin Apostille tại nước cấp.
• Dịch bằng cấp, bảng điểm, xác nhận kinh nghiệm, hợp đồng lao động, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, phiếu lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe.
• Chứng thực bản dịch sau khi giấy tờ đã có Apostille hoặc được hợp pháp hóa, để nộp cho cơ quan nhà nước.