Giấy phép lao động khi chuyển công ty: xin mới hay cấp lại, thẻ tạm trú và thứ tự làm để không gián đoạn

Một người nước ngoài đang làm việc hợp pháp tại Việt Nam nhận lời mời của công ty khác. Câu hỏi đầu tiên của cả người lao động lẫn phòng nhân sự công ty mới thường là: giấy phép lao động đang còn hạn có mang sang dùng tiếp được không, và thẻ tạm trú có phải làm lại không.

Câu trả lời ngắn: giấy phép lao động và thẻ tạm trú đều gắn với người sử dụng lao động đã đứng tên. Đổi công ty là đổi bên đứng tên, nên cả hai phải làm mới theo công ty mới. Phần khó không nằm ở hồ sơ mà ở thứ tự: làm sai thứ tự, người lao động có thể rơi vào khoảng trống không có giấy phép hoặc không có căn cứ cư trú hợp lệ. Thủ tục giấy phép lao động hiện thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

Giấy phép lao động cũ có dùng được ở công ty mới không

Không. Giấy phép lao động cấp cho một người làm việc cho một người sử dụng lao động cụ thể. Khi chấm dứt hợp đồng với công ty cũ, giấy phép đó không còn là căn cứ để làm việc cho công ty khác.

Nhiều người nghĩ chỉ cần làm thủ tục cấp lại cho nhanh. Tuy nhiên, theo Điều 23 Nghị định 219, cấp lại chỉ áp dụng cho một số trường hợp hẹp, và chuyển sang một pháp nhân khác không nằm trong danh sách này. Nghị định 219 cũng đã bỏ trường hợp cấp lại do thay đổi địa điểm làm việc từng có trong Nghị định 70/2023, nên đổi địa điểm làm việc cũng phải xin cấp mới. Gia hạn chỉ dùng để kéo dài thời gian, không dùng để đổi công ty.

Lưu ý về đổi tên công ty: trường hợp được cấp lại là đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh. Mã số định danh và mã số doanh nghiệp là hai mã khác nhau. Nếu công ty cũ đổi tên hoặc tái cấu trúc thành pháp nhân khác, cần kiểm tra kỹ trước khi chọn thủ tục cấp lại.

• Được cấp lại: giấy phép còn hạn bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được.
• Được cấp lại: thay đổi họ tên, quốc tịch hoặc số hộ chiếu ghi trên giấy phép còn hạn.
• Được cấp lại: đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh.
• Phải xin cấp mới: chuyển sang làm cho người sử dụng lao động khác, kể cả cùng vị trí, cùng chức danh.
• Phải xin cấp mới: thay đổi địa điểm làm việc.

Công ty mới xin cấp giấy phép lao động: hồ sơ và thời gian

Công ty mới là bên đứng tên nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc. Theo Nghị định 219, doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ để vừa giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, vừa đề nghị cấp giấy phép, không còn bước xin chấp thuận nhu cầu riêng.

Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu từ chối, cơ quan phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc. Theo hướng dẫn phổ biến, hồ sơ nộp trong vòng 60 ngày và chậm nhất 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc; hãy xác nhận lại mốc này với nơi nộp hồ sơ. Lệ phí do Hội đồng nhân dân từng tỉnh quy định, nên kiểm tra mức đang áp dụng tại địa phương nơi nộp.

Người đã có giấy phép lao động thường có sẵn một phần giấy tờ. Trước đây có cơ chế hồ sơ rút gọn cho người làm cùng vị trí ở công ty mới, nhưng chưa rõ Nghị định 219 còn giữ hay không. Hãy hỏi cơ quan nhận hồ sơ trước khi bỏ bớt giấy tờ nào.

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03, có phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Giấy khám sức khỏe còn giá trị trong 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp của Việt Nam hoặc nước ngoài, cấp không quá 6 tháng.
• 02 ảnh màu 4x6 cm và hộ chiếu còn hạn.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, ví dụ hợp đồng lao động dự kiến ký với công ty mới.
• Giấy tờ chứng minh vị trí: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm tùy trường hợp. Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille, trừ trường hợp được miễn.

Visa và thẻ tạm trú theo công ty mới

Thẻ tạm trú diện lao động gắn với tổ chức bảo lãnh. Khi đổi công ty, đây không phải là sửa thông tin trên thẻ mà là thay đổi bên bảo lãnh, nên người lao động cần thẻ tạm trú mới do công ty mới bảo lãnh.

Điều kiện tiên quyết là đã có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại công ty mới. Nếu mới có thư mời hay thỏa thuận tuyển dụng thì chưa đủ để làm thẻ; trong thời gian chờ phải dùng visa ngắn hạn phù hợp. Theo hướng dẫn được Báo Chính phủ đăng tải, khi công ty cũ không còn bảo lãnh thì nộp lại thẻ tạm trú cũ cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và làm thủ tục gia hạn tạm trú cho người lao động, sau đó công ty mới làm thủ tục thị thực, thẻ tạm trú. Với e-visa, cơ quan xuất nhập cảnh yêu cầu e-visa có tên cơ quan, tổ chức đề nghị thì mới dùng để xin thẻ tạm trú.

• Hồ sơ thẻ tạm trú mới gồm hồ sơ cơ bản của tổ chức bảo lãnh, kèm giấy phép lao động mới hoặc xác nhận miễn tại công ty mới.
• Thường cần thêm văn bản chấm dứt hợp đồng lao động với công ty cũ; nếu người lao động từng góp vốn ở công ty cũ thì có thể cần giấy tờ thoái vốn.
• Hộ chiếu cần còn hạn dài hơn thời hạn thẻ dự kiến ít nhất 30 ngày, nếu không thẻ sẽ bị cấp ngắn.
• Lệ phí thẻ tạm trú theo Thông tư 25/2021/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 62/2023/TT-BTC): 145 USD cho thẻ đến 02 năm, 155 USD cho thẻ trên 02 năm đến 05 năm. Visa một lần là 25 USD. Kiểm tra lại mức phí trước khi nộp vì biểu phí có thể thay đổi.

Thứ tự làm để không bị gián đoạn

Nguyên tắc chung: không bắt đầu làm cho công ty mới khi chưa có giấy phép mới, và không để người lao động ở lại bằng thẻ tạm trú đã mất căn cứ bảo lãnh. Thứ tự dưới đây là cách sắp xếp thực tiễn, không phải quy trình được quy định nguyên văn. Việc nộp hồ sơ giấy phép mới khi người lao động chưa chấm dứt hợp đồng cũ có được chấp nhận hay không tùy hướng dẫn từng tỉnh, cần hỏi trước.

• Bước 1: Người lao động và công ty mới thống nhất ngày bắt đầu làm việc, để đủ thời gian cho giấy phép mới và thẻ tạm trú mới. Kiểm tra hạn hộ chiếu ngay từ đầu.
• Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ cá nhân. Lý lịch tư pháp quá 6 tháng hoặc giấy khám sức khỏe quá 12 tháng thì phải làm lại, kể cả giấy đã dùng cho giấy phép cũ.
• Bước 3: Công ty mới nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động trong khung thời gian luật định. Người lao động tiếp tục làm ở công ty cũ trong lúc chờ.
• Bước 4: Có giấy phép mới thì chấm dứt hợp đồng với công ty cũ. Công ty cũ thu hồi giấy phép cũ, nộp lại cho cơ quan cấp và nộp lại thẻ tạm trú cũ cho cơ quan xuất nhập cảnh.
• Bước 5: Công ty mới nộp ngay hồ sơ thẻ tạm trú mới. Nếu chưa kịp, làm thủ tục gia hạn tạm trú, xin visa phù hợp, hoặc xuất cảnh rồi nhập cảnh lại bằng visa hoặc e-visa có tên công ty mới.
• Bước 6: Ký hợp đồng lao động với công ty mới theo đúng nội dung giấy phép và bắt đầu làm việc.

Những rủi ro cần tránh

Phần lớn rắc rối khi đổi công ty đến từ việc nghĩ giấy tờ cũ vẫn dùng được trong lúc chuyển tiếp. Không có quy định nào cho phép làm việc cho công ty mới bằng giấy phép cũ, hay ở lại bằng thẻ tạm trú cũ khi đã đổi bên bảo lãnh. Làm việc không có giấy phép (và không thuộc diện miễn) có thể dẫn tới xử phạt doanh nghiệp và trục xuất người lao động.

• Bắt đầu làm ở công ty mới ngay sau khi nghỉ công ty cũ, trong khi giấy phép mới chưa được cấp.
• Chọn nhầm thủ tục cấp lại hoặc gia hạn thay vì cấp mới, khiến hồ sơ bị trả và mất thời gian.
• Công ty cũ không nộp lại giấy phép và thẻ tạm trú cũ, làm vướng thủ tục của công ty mới.
• Dùng checklist, biểu mẫu theo Nghị định 152/2020 hoặc 70/2023, vốn không còn áp dụng.
• Nhập cảnh lại bằng e-visa không ghi tên công ty mới, nên không dùng được để xin thẻ tạm trú.

Gateway hỗ trợ gì

Gateway làm việc với người lao động và phòng nhân sự công ty mới ở phần giấy phép lao động khi chuyển công ty, từ khâu xác định thủ tục đến khi nhận giấy phép, rồi tư vấn bước tiếp theo là thẻ tạm trú. Phí dịch vụ báo theo từng trường hợp; lệ phí nhà nước và chi phí bên thứ ba tính riêng. Quy định có thể thay đổi, nên Gateway rà soát theo hướng dẫn đang áp dụng tại nơi nộp trước khi chuẩn bị hồ sơ. Liên hệ: [email protected], +84367387309.

• Rà soát vị trí, bằng cấp, kinh nghiệm để xác định diện phù hợp: cấp mới, cấp lại, gia hạn hay miễn.
• Gửi danh sách giấy tờ; hỗ trợ khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật.
• Soạn hồ sơ để doanh nghiệp ký, đóng dấu; nộp hồ sơ, theo dõi và giải trình khi cơ quan yêu cầu.
• Nhận giấy phép lao động, bàn giao và tư vấn thủ tục thẻ tạm trú theo công ty mới.