Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026: từng bước theo Nghị định 219

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, trừ khi thuộc diện không phải cấp. Từ ngày 07/8/2025, thủ tục được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Thay đổi lớn nhất với doanh nghiệp: không còn bước xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài riêng, mà phần giải trình nhu cầu nằm luôn trong văn bản đề nghị cấp giấy phép.

Thẩm quyền cấp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc, và thường được giao cho Sở Nội vụ. Hồ sơ nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, qua bưu chính công ích hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Bước 1: Kiểm tra có thuộc diện miễn không

Trước khi làm hồ sơ, hãy xác định người lao động có thuộc diện không phải cấp giấy phép hay không. Ví dụ: nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng (chủ sở hữu, thành viên góp vốn công ty TNHH; chủ tịch, thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần), người kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam, người vào làm việc tổng cộng dưới 90 ngày trong một năm, người di chuyển nội bộ doanh nghiệp. Tùy diện, doanh nghiệp chỉ cần thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc, hoặc phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Bước 2: Xác định vị trí công việc và điều kiện

Giấy phép lao động cấp cho bốn nhóm vị trí. Mỗi nhóm có yêu cầu riêng về bằng cấp và kinh nghiệm, nên cần chọn đúng nhóm ngay từ đầu.

• Nhà quản lý: người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của cơ quan, tổ chức.
• Giám đốc điều hành: người đứng đầu, trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
• Chuyên gia: có bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí. Với một số lĩnh vực như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, yêu cầu là 1 năm kinh nghiệm.
• Lao động kỹ thuật: được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.

Bước 3: Thông báo tuyển người Việt Nam vào vị trí dự kiến

Bộ luật Lao động yêu cầu doanh nghiệp ưu tiên tuyển người Việt Nam. Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến dùng lao động nước ngoài. Hình thức và thời gian thông báo theo hướng dẫn của Sở Nội vụ nơi nộp hồ sơ; hãy kiểm tra trước để không phải nộp lại.

Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ của người lao động

• Hộ chiếu còn hạn.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp. Giấy do cơ sở y tế nước ngoài cấp chỉ dùng được khi có điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế, và trong vòng 12 tháng kể từ ngày cấp.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không có án tích của nước ngoài hoặc của Việt Nam, cấp không quá 6 tháng. Nếu người lao động đang ở Việt Nam, hồ sơ có thể liên thông với thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên Cổng dịch vụ công.
• 02 ảnh màu 4 x 6 cm, nền trắng, nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
• Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật: bằng cấp, chứng chỉ, văn bản xác nhận kinh nghiệm.

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn. Từ ngày 11/9/2026, giấy tờ của phần lớn các nước thành viên Công ước Apostille chỉ cần chứng nhận Apostille. Sau đó giấy tờ được dịch sang tiếng Việt và chứng thực; bản sao phải chứng thực với bản gốc trước khi dịch.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ của doanh nghiệp

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 của Nghị định 219, trong đó có phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: hợp đồng lao động dự kiến ký, văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc hợp đồng với đối tác, tùy trường hợp.

Bước 6: Nộp hồ sơ đúng khung thời gian

Hồ sơ nộp trong vòng 60 ngày và không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc. Nộp quá sớm thì giấy tờ có thể hết hạn trong lúc chờ, nộp quá sát thì không kịp. Theo Nghị định 219, cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; hồ sơ thiếu hoặc sai sẽ bị yêu cầu bổ sung và thời gian tính lại.

Bước 7: Sau khi có giấy phép

• Doanh nghiệp và người lao động ký hợp đồng lao động theo đúng nội dung giấy phép, rồi gửi một bản hợp đồng cho cơ quan đã cấp giấy phép theo hướng dẫn của địa phương.
• Xin visa LĐ2 nếu người lao động đang ở nước ngoài, rồi xin thẻ tạm trú để ở lại dài hạn.
• Người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng từ 12 tháng trở lên thường thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ một số trường hợp như di chuyển nội bộ doanh nghiệp hoặc đã đủ tuổi nghỉ hưu.
• Theo dõi ngày hết hạn. Giấy phép có thời hạn tối đa 2 năm và chỉ gia hạn được một lần, tối đa 2 năm. Hồ sơ gia hạn nộp khi giấy phép còn hạn từ 10 đến 45 ngày.

Những trường hợp phải làm giấy phép mới

• Chuyển sang làm cho doanh nghiệp khác, kể cả cùng vị trí.
• Đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc dù vẫn ở công ty cũ.
• Đã gia hạn một lần và muốn tiếp tục làm việc.

Mất, hỏng giấy phép, hoặc thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc, tên doanh nghiệp (không đổi mã số) thì làm thủ tục cấp lại. Khi giấy phép hết hiệu lực, doanh nghiệp thu hồi và nộp lại cho cơ quan cấp trong vòng 15 ngày.

Câu hỏi thường gặp

Người lao động có thể bắt đầu làm việc khi hồ sơ đang xử lý không? Không. Làm việc khi chưa có giấy phép (và không thuộc diện miễn) là vi phạm, cả doanh nghiệp và người lao động đều có thể bị xử phạt.

Giấy phép cấp ở Hà Nội có dùng cho chi nhánh ở TP.HCM được không? Nếu cùng người sử dụng lao động, không cần xin thêm giấy phép ở tỉnh khác, nhưng doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động đến làm việc theo quy định.

Bao lâu thì có giấy phép? Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc sau khi hồ sơ đầy đủ, nhưng tổng thời gian tùy hồ sơ, chủ yếu do khâu chuẩn bị và chứng nhận giấy tờ ở nước ngoài.

Nghị định 219 có thể tiếp tục được sửa đổi, và mỗi địa phương có hướng dẫn riêng về cách nộp. Gateway rà soát hồ sơ theo quy định đang áp dụng tại nơi bạn nộp trước khi chuẩn bị giấy tờ.