Khai báo tạm trú cho người nước ngoài: ai phải khai, khai qua mạng thế nào, thời hạn và mức phạt

Mỗi khi người nước ngoài đến ở một nơi tại Việt Nam, dù là khách sạn, căn hộ thuê hay nhà riêng của người quen, nơi đó phải khai báo tạm trú với công an. Nhiều chủ nhà và doanh nghiệp vẫn nghĩ việc này chỉ áp dụng cho khách sạn. Thực tế, quên khai báo có thể bị phạt, và người nước ngoài sẽ thiếu xác nhận tạm trú khi xin thẻ tạm trú.

Từ cuối năm 2025 đến giữa năm 2026, quy định thay đổi khá nhiều: mức phạt mới theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP, hệ thống khai báo điện tử thống nhất toàn quốc và Thông tư 87/2026/TT-BCA về cách thức khai báo. Các hướng dẫn cũ nhắc tới Phòng Quản lý xuất nhập cảnh hay Công an cấp huyện không còn đúng. Nội dung dưới đây tóm tắt theo các nguồn hiện có; một số chi tiết của văn bản mới còn cần đối chiếu, nên hãy kiểm tra lại với Công an cấp xã nơi có chỗ ở trước khi làm.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Nghĩa vụ khai báo tạm trú được quy định trong Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam số 47/2014/QH13, sửa đổi bởi Luật 51/2019/QH14 và lần sửa đổi năm 2023. Cách khai cụ thể và mức phạt nằm ở các văn bản dưới đây.

Thông tư 87/2026 có thay thế toàn bộ Thông tư 53/2016/TT-BCA trước đây hay không thì chưa được xác minh đầy đủ. Một số trang thủ tục hành chính vẫn dẫn Thông tư 53/2016 vì chưa cập nhật, nên đừng dựa vào các trang đó để xác định nơi nộp.

• Thông tư 87/2026/TT-BCA ngày 09/6/2026, có hiệu lực từ 24/7/2026: quy định cách thức khai báo, tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài.
• Quyết định 4435/QĐ-BCA ngày 10/7/2026: công bố thủ tục khai báo tạm trú đã sửa đổi.
• Phiếu khai báo tạm trú mẫu NA17: ban hành kèm Thông tư 04/2015/TT-BCA, đã được sửa đổi bởi Thông tư 57/2020/TT-BCA, Thông tư 22/2023/TT-BCA và Thông tư 70/2026/TT-BCA.
• Nghị định 282/2025/NĐ-CP ngày 30/10/2025, có hiệu lực từ 15/12/2025, thay thế Nghị định 144/2021/NĐ-CP về xử phạt.

Ai có nghĩa vụ khai báo

Nguyên tắc chung: người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam phải thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú để khai báo với Công an xã, phường, đặc khu hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú. Người nước ngoài không tự khai cho mình, nhưng có nghĩa vụ xuất trình giấy tờ để bên kia khai.

Cơ sở lưu trú không chỉ là khách sạn. Nhà nghỉ, căn hộ cho thuê và nhà riêng đều được tính. Trước khi đồng ý cho người nước ngoài ở, cơ sở lưu trú phải yêu cầu họ xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế và giấy tờ liên quan đến cư trú tại Việt Nam.

• Khách sạn, nhà nghỉ, căn hộ dịch vụ: người quản lý cơ sở khai cho từng khách nước ngoài.
• Chủ nhà cho thuê: khai khi người nước ngoài bắt đầu ở.
• Nhà cho thuê dài hạn mà chủ nhà không ở đó: theo Thông tư 53/2016, người đứng tên trên hợp đồng thuê hoặc hợp đồng mua nhà khai báo. Chưa rõ Thông tư 87/2026 giữ nguyên quy định này hay không, nên hai bên nên thống nhất bằng văn bản ai khai.
• Doanh nghiệp bố trí nhà ở, ký túc xá cho chuyên gia, người lao động nước ngoài: doanh nghiệp là bên quản lý chỗ ở nên phải bảo đảm việc khai báo.
• Người dân cho bạn bè, người thân là người nước ngoài ở nhờ: chủ hộ khai báo như một cơ sở lưu trú.
• Người nước ngoài chuyển chỗ ở: nơi ở mới phải khai báo lại.

Thời hạn khai báo

Theo Luật, thời hạn tối đa là 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú ở địa bàn thông thường, và 24 giờ ở vùng sâu, vùng xa.

Thông tư 87/2026 hướng dẫn chặt hơn với khai điện tử: phải khai ngay khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú. Nếu khai bằng phiếu giấy NA17, phiếu được nộp cho Công an cấp xã trong thời hạn 12 giờ. Việc phiếu giấy có được áp dụng ngoại lệ 24 giờ cho vùng sâu, vùng xa hay không thì chưa được xác nhận. Cách an toàn là khai ngay trong ngày khách đến, không chờ đến sát giờ.

Khai báo qua mạng từng bước

Từ 21/5/2026, việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài dùng hệ thống điện tử thống nhất của Bộ Công an, dùng chung với thông báo lưu trú cho công dân Việt Nam. Các trang khai báo riêng của từng tỉnh trước đây có thể không còn dùng. Địa chỉ trang đang hoạt động được các nguồn ghi chưa thống nhất, vì vậy hãy hỏi Công an cấp xã nơi có chỗ ở để lấy đúng địa chỉ. Việc khai báo không mất lệ phí.

Công an cấp xã tiếp nhận thông tin khai qua hệ thống 24 giờ trong ngày, 7 ngày trong tuần, nên khách đến buổi tối hay cuối tuần vẫn khai được ngay.

• Bước 1: Truy cập hệ thống khai báo tạm trú điện tử, nhập thông tin của cơ sở lưu trú và người khai báo theo yêu cầu để được cấp tài khoản.
• Bước 2: Đăng nhập tài khoản, nhập thông tin của người nước ngoài: họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc giấy tờ thay hộ chiếu, thời gian dự kiến tạm trú. Các trường cụ thể có thể thay đổi theo hệ thống mới.
• Bước 3: Kiểm tra kỹ số hộ chiếu và tên theo đúng hộ chiếu rồi gửi. Kết quả là thông tin được hệ thống tiếp nhận.
• Khi thông tin cơ sở lưu trú hoặc người khai thay đổi: cập nhật ngay trên hệ thống.
• Tài khoản không phát sinh khai báo trong 12 tháng có thể bị tạm khóa; muốn dùng lại thì gửi đề nghị khôi phục.
• Không có điều kiện khai qua mạng: điền Phiếu khai báo tạm trú mẫu NA17 và nộp trực tiếp tại Công an cấp xã. Công an cập nhật thông tin vào hệ thống và xác nhận phiếu.

Mức phạt khi không khai báo

Nghị định 282/2025/NĐ-CP tính mức phạt theo số người nước ngoài không được khai báo, quy định tại điểm e khoản 3, điểm c khoản 5 và điểm đ khoản 6 Điều 21. Các mức dưới đây theo tóm tắt của cơ quan công an địa phương. Mức này áp dụng cho cá nhân hay tổ chức, và tổ chức có bị phạt gấp đôi hay không, cần đối chiếu toàn văn Nghị định.

Các mức phạt theo Nghị định 144/2021 trước đây đã hết hiệu lực, không nên dùng để tham khảo.

• Từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng: không khai báo cho 01 đến 03 người nước ngoài, hoặc tạo tài khoản bằng thông tin sai sự thật để khai báo trên môi trường điện tử.
• Từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng: không khai báo cho 04 đến 08 người nước ngoài.
• Từ 15.000.000 đến 20.000.000 đồng: không khai báo cho 09 người nước ngoài trở lên.
• Từ 20.000.000 đến 25.000.000 đồng: cho người nước ngoài tạm trú khi người đó đang cư trú không hợp pháp tại Việt Nam.
• Người nước ngoài không xuất trình hộ chiếu, giấy tờ để cơ sở lưu trú khai báo cũng thuộc nhóm phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng.

Phòng nhân sự và người nước ngoài cần lưu ý

Xác nhận khai báo tạm trú là một giấy tờ trong hồ sơ xin thẻ tạm trú. Thiếu xác nhận hoặc địa chỉ khai báo không khớp với địa chỉ trên hồ sơ thường làm chậm việc nộp thẻ. Doanh nghiệp nên coi khai báo tạm trú là một bước cố định trong quy trình đón người lao động nước ngoài.

• Khi người lao động nước ngoài mới đến, hỏi rõ họ ở đâu và ai sẽ khai báo: khách sạn, chủ nhà hay công ty.
• Ghi điều khoản khai báo tạm trú vào hợp đồng thuê nhà, nhất là khi chủ nhà không ở tại căn hộ.
• Kiểm tra hộ chiếu và visa còn hạn trước khi nhận người nước ngoài vào ở, tránh mức phạt cho người cư trú trái phép ở.
• Mỗi lần người lao động chuyển nhà, đổi hộ chiếu hoặc nhập cảnh lại, nhắc khai báo lại tại nơi ở.
• Lưu bản xác nhận hoặc ảnh chụp màn hình đã khai để dùng khi làm thẻ tạm trú.

Gateway hỗ trợ gì

Khai báo tạm trú do cơ sở lưu trú thực hiện với Công an cấp xã. Gateway hỗ trợ ở bước tiếp theo: làm thẻ tạm trú cho người lao động, nhà đầu tư và thân nhân, trong đó xác nhận tạm trú là một giấy tờ bắt buộc. Kết quả cấp thẻ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh quyết định. Lệ phí nhà nước tính theo thời hạn thẻ, phí dịch vụ báo theo từng trường hợp. Liên hệ: [email protected], +84367387309.

• Kiểm tra visa hiện tại và căn cứ cấp thẻ, xác định loại thẻ và thời hạn có thể xin.
• Chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu và hướng dẫn bên bảo lãnh ký, bao gồm kiểm tra xác nhận tạm trú.
• Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, theo dõi và bổ sung khi được yêu cầu.
• Nhận thẻ và bàn giao cùng hộ chiếu.