Thuế thu nhập cá nhân của người nước ngoài làm việc tại Việt Nam: cư trú hay không cư trú, thuế suất, quyết toán và khi rời Việt Nam

Người nước ngoài nhận lương tại Việt Nam phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Số thuế phải nộp phụ thuộc trước hết vào việc bạn là cá nhân cư trú hay không cư trú. Cùng một mức lương, hai tình trạng này cho ra số thuế, cách khấu trừ và nghĩa vụ quyết toán khác nhau.

Năm 2026 có thay đổi lớn. Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 ban hành ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ 01/7/2026 và thay thế Luật Thuế TNCN 2007. Riêng quy định về thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng cho cả kỳ tính thuế năm 2026. Một số văn bản hướng dẫn về quản lý thuế đang trong giai đoạn chuyển tiếp, nên người lao động và phòng nhân sự cần kiểm tra lại với cơ quan thuế trước khi làm thủ tục.

Cá nhân cư trú và không cư trú: quy tắc 183 ngày

Bạn là cá nhân cư trú nếu đáp ứng chỉ một trong các điều kiện dưới đây. Không đáp ứng điều kiện nào thì là cá nhân không cư trú.

Phạm vi chịu thuế khác nhau. Người cư trú chịu thuế trên thu nhập toàn cầu, tức cả thu nhập phát sinh ở nước ngoài. Người không cư trú chỉ chịu thuế trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt tiền được trả ở đâu. Ví dụ, lương do công ty mẹ ở nước ngoài trả cho công việc làm tại Việt Nam vẫn là thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

Các tiêu chí dưới đây được mô tả theo các nguồn hướng dẫn hiện có và giống luật cũ. Câu chữ trong Luật 109/2025/QH15 có thể khác ở chi tiết, nên hãy đối chiếu khi tình trạng của bạn nằm sát ranh giới.

• Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch, hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt.
• Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam: nơi thường trú ghi trên thẻ thường trú, hoặc nơi tạm trú đã đăng ký và được cơ quan thuộc Bộ Công an xác nhận.
• Có hợp đồng thuê nhà để ở với thời hạn từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế.
• Người mới sang giữa năm nên đếm ngày có mặt theo cả hai cách (năm dương lịch và 12 tháng liên tục) để biết mình thuộc nhóm nào.

Thuế suất và giảm trừ

Người cư trú nộp thuế trên thu nhập từ tiền lương, tiền công theo biểu thuế lũy tiến từng phần 5 bậc, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. So với biểu cũ, biểu mới bỏ hai mức 15% và 25%, giảm từ 7 bậc xuống 5 bậc và nâng ngưỡng bậc cao nhất từ trên 80 triệu lên trên 100 triệu đồng mỗi tháng. Mức thu nhập dưới đây là thu nhập tính thuế, tức sau khi đã trừ các khoản giảm trừ.

Người cư trú được giảm trừ gia cảnh. Theo các nguồn hướng dẫn hiện có, mức giảm trừ là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Hãy xác nhận lại mức này với cơ quan thuế hoặc kế toán của công ty. Muốn đăng ký người phụ thuộc là vợ, chồng, con ở nước ngoài, bạn thường cần giấy tờ chứng minh quan hệ, như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn.

Người không cư trú chịu thuế suất cố định 20% trên thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam. Người không cư trú không được giảm trừ gia cảnh, không được trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc, và tổ chức trả thu nhập khấu trừ thuế ngay khi trả lương. Nếu nước bạn có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam, bạn có thể được miễn hoặc giảm thuế khi đáp ứng điều kiện của hiệp định. Thủ tục áp dụng hiệp định cần hỏi trực tiếp cơ quan thuế.

• Bậc 1: đến 10 triệu đồng/tháng, thuế suất 5%.
• Bậc 2: trên 10 đến 30 triệu đồng/tháng, thuế suất 10%.
• Bậc 3: trên 30 đến 60 triệu đồng/tháng, thuế suất 20%.
• Bậc 4: trên 60 đến 100 triệu đồng/tháng, thuế suất 30%.
• Bậc 5: trên 100 triệu đồng/tháng, thuế suất 35%.

Mã số thuế cho người nước ngoài

Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC về đăng ký thuế, từ ngày 01/7/2025 công dân Việt Nam dùng số định danh cá nhân 12 số thay cho mã số thuế. Người có quốc tịch nước ngoài không có số định danh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nên vẫn được cơ quan thuế cấp mã số thuế 10 chữ số.

Thông thường doanh nghiệp trả lương đăng ký mã số thuế cho người lao động nước ngoài. Mẫu tờ khai, giấy tờ đi kèm và thời gian cấp có thể thay đổi khi các văn bản hướng dẫn mới có hiệu lực, nên hãy kiểm tra yêu cầu hiện hành trước khi nộp.

• Đăng ký mã số thuế sớm sau khi bắt đầu nhận lương, để việc khấu trừ và quyết toán không bị vướng.
• Chuẩn bị bản sao hộ chiếu còn hiệu lực. Tên trên hồ sơ thuế phải khớp với hộ chiếu.
• Khi đổi hộ chiếu, báo cho kế toán để cập nhật thông tin đăng ký thuế.
• Giữ lại mã số thuế. Bạn sẽ cần nó khi quyết toán, đăng ký người phụ thuộc hoặc quay lại làm việc sau này.

Quyết toán thuế hằng năm

Thuế được khấu trừ hằng tháng chỉ là tạm tính. Cuối năm, người cư trú quyết toán để tính lại số thuế thực tế trên thu nhập cả năm. Khi quyết toán năm 2026, thực hiện vào đầu năm 2027, toàn bộ thu nhập từ tiền lương năm 2026 của người cư trú được tính theo biểu 5 bậc và mức giảm trừ mới.

Người cư trú có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, hoặc tự quyết toán với cơ quan thuế, tùy trường hợp. Người có thu nhập ở nước ngoài thường phải tự khai phần thu nhập đó. Hạn quyết toán, mẫu tờ khai và thủ tục hoàn thuế theo khung pháp lý mới cần được kiểm tra lại với cơ quan thuế.

Người không cư trú thông thường không phải quyết toán thu nhập từ tiền lương, tiền công vì đã bị khấu trừ 20% tại nguồn. Một số nguồn diễn giải khác nhau, nên nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập tại Việt Nam, hãy hỏi cơ quan thuế.

• Thư xác nhận thu nhập hoặc chứng từ khấu trừ thuế từ công ty.
• Giấy tờ về thu nhập phát sinh ở nước ngoài, nếu có.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc và giấy tờ chứng minh quan hệ.
• Chứng từ nộp thuế ở nước ngoài nếu muốn được trừ số thuế đã nộp theo hiệp định.

Khi rời Việt Nam

Theo quy định cũ tại Thông tư 92/2015/TT-BTC, người nước ngoài là cá nhân cư trú, khi kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam, phải quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Nếu chưa kịp, có thể ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác, bên được ủy quyền cam kết chịu trách nhiệm về số thuế. Hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xuất cảnh.

Quy định này có thể đã được điều chỉnh khi Luật Thuế TNCN mới và các văn bản quản lý thuế mới có hiệu lực từ 01/7/2026. Các nguồn hướng dẫn cũng chưa thống nhất về việc có được ủy quyền quyết toán khi rời Việt Nam giữa năm hay không. Hãy hỏi cơ quan thuế quản lý trước ngày nghỉ việc.

Nợ thuế có thể dẫn đến bị tạm hoãn xuất cảnh. Đừng để khoản thuế còn treo khi đã có lịch bay.

• Báo ngày nghỉ việc cho phòng nhân sự sớm để chốt lương và số thuế đã khấu trừ.
• Xin thư xác nhận thu nhập và chứng từ khấu trừ thuế trước khi rời đi.
• Xác định bạn tự quyết toán hay ủy quyền, và ai chịu trách nhiệm nếu phát sinh thuế phải nộp thêm.
• Nếu được hoàn thuế, để lại thông tin tài khoản nhận tiền và cách liên lạc sau khi về nước.
• Giữ hồ sơ thuế để dùng khi khai thuế ở nước nhà hoặc quay lại Việt Nam.

Phòng nhân sự cần lưu ý gì

Doanh nghiệp là bên khấu trừ thuế hằng tháng, nên sai tình trạng cư trú ngay từ đầu sẽ kéo theo sai số thuế cả năm. Người mới sang có thể là không cư trú trong những tháng đầu rồi trở thành cư trú khi đủ điều kiện, và ngược lại khi rời đi.

• Theo dõi số ngày có mặt và thời hạn hợp đồng thuê nhà của từng người lao động nước ngoài.
• Rà lại tình trạng cư trú khi người lao động mới sang, gia hạn hợp đồng hoặc chuẩn bị nghỉ việc.
• Tính cả lương do công ty mẹ ở nước ngoài trả cho thời gian làm việc tại Việt Nam.
• Kiểm tra các khoản phúc lợi như tiền thuê nhà công ty trả hộ có bị tính vào thu nhập chịu thuế hay không theo hướng dẫn hiện hành.
• Cập nhật văn bản hướng dẫn mới của cơ quan thuế trước mùa quyết toán năm 2026.

Gateway hỗ trợ gì

Gateway không khai hay quyết toán thuế thay bạn. Việc này do kế toán doanh nghiệp, đại lý thuế hoặc chính bạn làm với cơ quan thuế. Gateway lo những giấy tờ và việc đi kèm, do cùng chuyên viên đang theo hồ sơ của bạn thực hiện. Liên hệ: [email protected], +84367387309.

• Dịch giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, hợp đồng lao động sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch để nộp cho cơ quan nhà nước.
• Kiểm tra giấy tờ nước ngoài cần Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hay được miễn, và hợp pháp hóa để dùng tại Việt Nam.
• Đặt vé máy bay quốc tế, hỗ trợ đổi ngày theo điều kiện của hãng và xuất hóa đơn cho doanh nghiệp đặt vé cho chuyên gia.
• Tư vấn và đăng ký SIM Việt Nam chính chủ theo hộ chiếu để nhận mã xác thực ngân hàng và ứng dụng.