Nghĩa vụ của doanh nghiệp đang sử dụng lao động nước ngoài: báo cáo, bảo hiểm xã hội, thu hồi giấy phép và các lỗi hay bị phạt

Nhiều doanh nghiệp dồn sức cho khâu xin giấy phép lao động, rồi coi như việc đã xong. Thực tế, trong suốt thời gian sử dụng người nước ngoài, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ với cơ quan quản lý lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội. Khi hợp đồng chấm dứt, doanh nghiệp còn phải thu hồi giấy phép và nộp lại. Phần lớn lỗi bị phạt khi thanh tra nằm ở giai đoạn này, không phải ở khâu xin cấp.

Từ ngày 10/9/2026, việc xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Nhiều bài viết trên mạng vẫn trích mức phạt cũ. Phòng nhân sự nên rà lại quy trình nội bộ theo các văn bản đang có hiệu lực.

Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Quy định về lao động nước ngoài đã thay đổi đáng kể trong hơn một năm qua. Cơ quan quản lý ở trung ương hiện là Bộ Nội vụ. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, và có thể phân cấp cho cơ quan khác thực hiện. Cách gọi Bộ hay Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trong một số tài liệu đã cũ.

Giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép đã cấp theo quy định cũ vẫn dùng được đến khi hết hạn. Khi cấp lại hoặc gia hạn thì làm theo quy định mới.

• Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP về bảo hiểm xã hội bắt buộc, cùng có hiệu lực từ 01/7/2025.
• Nghị định 283/2026/NĐ-CP ban hành ngày 15/7/2026 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội, có hiệu lực từ 10/9/2026.
• Hồ sơ nộp qua Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh: trực tiếp, qua bưu chính công ích, ủy quyền hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Báo cáo và thông báo với cơ quan quản lý

Theo quy định cũ, doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài 6 tháng một lần trước ngày 05/7 và báo cáo năm trước ngày 05/01. Theo các hướng dẫn hiện có, Nghị định 219 đã bỏ hai kỳ báo cáo định kỳ này và chỉ giữ báo cáo đột xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Tuy vậy, doanh nghiệp nên xác nhận lại với cơ quan nhận hồ sơ tại địa phương, vì một số tỉnh có thể có hướng dẫn riêng.

Bỏ báo cáo định kỳ không có nghĩa là bỏ mọi nghĩa vụ thông tin. Doanh nghiệp vẫn phải thông báo trong một số trường hợp và vẫn khai trình lao động như với người lao động Việt Nam.

• Báo cáo đột xuất: chuẩn bị sẵn danh sách người nước ngoài, số giấy phép, vị trí, địa điểm làm việc và thời hạn để nộp khi cơ quan yêu cầu.
• Diện không thuộc diện cấp giấy phép chỉ cần thông báo: gửi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày người lao động bắt đầu làm việc.
• Người làm việc tổng cộng dưới 90 ngày trong một năm dương lịch không thuộc diện cấp giấy phép; quy định cũ giới hạn số lần nhập cảnh đã bị bỏ.
• Khi tuyển thêm người nước ngoài theo hợp đồng lao động: thông báo tuyển người Việt Nam cho vị trí đó ít nhất 05 ngày trước khi nộp hồ sơ (khoản 1 Điều 18 Nghị định 219). Phần giải trình nhu cầu nay nằm trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
• Khai trình việc sử dụng lao động và cập nhật sổ quản lý lao động, áp dụng cho cả người nước ngoài. Thời hạn báo cáo biến động lao động có thể đã thay đổi theo Luật Việc làm mới; kiểm tra lại với cơ quan quản lý tại địa phương.

Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người nước ngoài

Người nước ngoài có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc (khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, khoản 1 Điều 3 Nghị định 158/2025). Đây là nghĩa vụ của doanh nghiệp, không phải lựa chọn của người lao động.

Một số trường hợp được loại trừ, ví dụ người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, người đã đủ tuổi nghỉ hưu, hoặc khi điều ước quốc tế có quy định khác. Phạm vi cụ thể cần đối chiếu Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 3 Nghị định 158 trước khi quyết định không đóng.

• Người lao động đóng 8% tiền lương vào quỹ hưu trí và tử tuất (Điều 9 Nghị định 158/2025). Tỷ lệ phần doanh nghiệp đóng, bảo hiểm y tế và việc áp dụng bảo hiểm thất nghiệp cần xác nhận với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đăng ký.
• Tháng nào người lao động không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên thì không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó, trừ trường hợp nghỉ thai sản.
• Đăng ký tham gia ngay khi hợp đồng đủ điều kiện, không đợi đến khi người lao động có thẻ tạm trú.
• Khi chấm dứt hợp đồng hoặc người lao động về nước, đóng đủ bảo hiểm xã hội để kịp giải quyết chế độ. Phần chưa đóng sẽ bị truy thu theo khoản 1 Điều 40 và khoản 1 Điều 41 Luật Bảo hiểm xã hội.
• Chậm đóng bảo hiểm xã hội bị phạt từ 12% đến 15% số tiền chậm đóng theo Điều 43 Nghị định 283/2026.

Thu hồi giấy phép lao động khi chấm dứt hợp đồng

Khi hợp đồng lao động chấm dứt, giấy phép lao động hết hiệu lực. Các trường hợp thu hồi được quy định tại Điều 30 và trình tự tại Điều 31 Nghị định 219/2025. Điểm mới so với trước: giấy phép bị thu hồi khi người lao động bị khởi tố hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, thay cho căn cứ chung chung về vi phạm ảnh hưởng an ninh, trật tự như quy định cũ.

Theo hướng dẫn phổ biến, trong 15 ngày kể từ ngày giấy phép hết hiệu lực, doanh nghiệp phải thu hồi và nộp lại cho cơ quan đã cấp. Thành phần hồ sơ và thời hạn cơ quan xác nhận có thể khác so với Nghị định 152 cũ, nên hỏi trước nơi nộp. Thu hồi thường không mất lệ phí.

• Bước 1: Chốt ngày chấm dứt hợp đồng bằng văn bản và tính ngay mốc 15 ngày.
• Bước 2: Nhận lại bản gốc giấy phép lao động từ người lao động trước khi họ nghỉ việc hoặc rời Việt Nam.
• Bước 3: Lập văn bản nêu lý do thu hồi, nộp kèm giấy phép cho cơ quan đã cấp. Nếu không thu hồi được giấy phép, nộp văn bản giải thích lý do.
• Bước 4: Hoàn tất bảo hiểm xã hội đến tháng chấm dứt hợp đồng.
• Bước 5: Xử lý thẻ tạm trú do doanh nghiệp bảo lãnh theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, vì người lao động không còn căn cứ bảo lãnh.
• Bước 6: Lưu bản sao hồ sơ thu hồi và giấy xác nhận để xuất trình khi thanh tra.

Các lỗi hay bị phạt khi thanh tra

Danh sách dưới đây tổng hợp từ các nhóm hành vi bị xử phạt theo quy định, không phải số liệu thống kê thanh tra chính thức. Phòng nhân sự có thể dùng làm checklist tự rà soát trước khi đoàn kiểm tra đến.

Lỗi phổ biến nhất thường đến từ việc không theo dõi ngày hết hạn và không cập nhật khi người lao động thay đổi công việc. Nên có một bảng theo dõi chung cho từng người, gồm hạn hộ chiếu, giấy phép lao động, thẻ tạm trú và hợp đồng.

• Sử dụng người không có giấy phép lao động, hoặc giấy phép đã hết hạn do chậm nộp hồ sơ gia hạn.
• Người lao động làm sai chức danh hoặc sai địa điểm ghi trên giấy phép.
• Không gửi thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc với người thuộc diện chỉ cần thông báo.
• Không thu hồi và nộp lại giấy phép sau khi chấm dứt hợp đồng.
• Không đóng hoặc chậm đóng bảo hiểm xã hội cho người có hợp đồng từ đủ 12 tháng.
• Không khai trình lao động, sổ quản lý lao động thiếu thông tin về người nước ngoài.
• Không nộp báo cáo khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
• Khai thác, chia sẻ hoặc sử dụng dữ liệu người lao động trái phép, ví dụ gửi bản sao hộ chiếu cho bên không liên quan.

Mức phạt: quy định nào áp dụng

Với hành vi vi phạm từ ngày 10/9/2026, áp dụng Nghị định 283/2026. Với hành vi xảy ra trước đó, theo nguyên tắc chung áp dụng quy định có hiệu lực tại thời điểm vi phạm, trừ khi quy định mới có lợi hơn. Cần kiểm tra điều khoản chuyển tiếp của Nghị định 283 với trường hợp cụ thể.

Mức phạt mới cho nhóm hành vi riêng về lao động nước ngoài cần tra trực tiếp toàn văn Nghị định 283. Để tham khảo, theo Nghị định 12/2022 cũ, tổ chức sử dụng người nước ngoài không có giấy phép có thể bị phạt từ 60 đến 150 triệu đồng tùy số người, còn người lao động bị phạt và buộc xuất cảnh hoặc trục xuất. Các mức đã xác định trong Nghị định 283 gồm:

• Không khai trình việc sử dụng lao động hoặc không cập nhật sổ quản lý lao động: 1 đến 3 triệu đồng (mức áp dụng với cá nhân; mức với tổ chức cần kiểm tra lại).
• Chậm đóng bảo hiểm xã hội: 12% đến 15% số tiền chậm đóng.
• Khai thác, chia sẻ, sử dụng trái phép dữ liệu người lao động: 20 đến 40 triệu đồng; mua bán trái phép dữ liệu người lao động: đến 70 triệu đồng.
• Tuyển dụng nhằm bóc lột hoặc cưỡng bức lao động: 50 đến 75 triệu đồng.

Gateway hỗ trợ gì

Gateway làm việc với phòng nhân sự ở phần giấy phép lao động cho người nước ngoài, giúp doanh nghiệp giữ giấy tờ đúng hạn và đúng diện. Phí dịch vụ báo theo từng trường hợp; lệ phí nhà nước theo quy định từng địa phương và chi phí bên thứ ba tính riêng. Liên hệ: [email protected], +84367387309.

• Rà soát vị trí, bằng cấp, kinh nghiệm để xác định diện phù hợp: cấp mới, gia hạn hay miễn giấy phép.
• Làm hồ sơ cấp mới, gia hạn, cấp lại giấy phép lao động khi mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin.
• Làm xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, hoặc thông báo với các diện miễn chỉ cần thông báo.
• Soạn hồ sơ để doanh nghiệp ký, đóng dấu; nộp hồ sơ, theo dõi và giải trình khi cơ quan yêu cầu.