Doanh nghiệp tuyển người nước ngoài: lộ trình từ trước khi tuyển đến khi có thẻ tạm trú

Tuyển một người nước ngoài không chỉ là ký hợp đồng. Trước khi người đó được làm việc và ở lại dài hạn, doanh nghiệp phải đi qua một chuỗi thủ tục: xác định diện, xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, bảo lãnh visa, đăng ký tạm trú và xin thẻ tạm trú. Mỗi khâu có người chịu trách nhiệm khác nhau, và một khâu chậm sẽ kéo cả lộ trình chậm theo.

Từ ngày 07/8/2025, thủ tục giấy phép lao động thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Checklist, biểu mẫu soạn theo hai nghị định cũ không còn dùng được cho hồ sơ mới. Dưới đây là toàn bộ lộ trình nhìn từ phía doanh nghiệp.

Trước khi tuyển: rà soát diện và vị trí

Việc đầu tiên không phải là gom giấy tờ, mà là trả lời xem ứng viên đi theo diện nào. Câu trả lời quyết định hồ sơ, thời gian và loại thẻ tạm trú sau này. Phòng nhân sự nên làm bước này cùng bộ phận pháp chế hoặc đơn vị tư vấn, trước khi chốt ngày bắt đầu làm việc với ứng viên.

Yêu cầu bằng cấp và số năm kinh nghiệm của từng nhóm vị trí được quy định trong Nghị định 219. Hãy đối chiếu trực tiếp với văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan nhận hồ sơ, vì nhiều bài viết trên mạng vẫn dẫn quy định cũ.

• Xác định ứng viên cần giấy phép lao động hay thuộc diện không phải cấp. Cần giấy phép thì sau này làm thẻ tạm trú LĐ2; có giấy xác nhận miễn thì làm thẻ LĐ1.
• Xếp vị trí vào một trong bốn nhóm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
• Kiểm tra bằng cấp và kinh nghiệm thực tế của ứng viên có khớp với nhóm và chức danh dự kiến không.
• Kiểm tra hộ chiếu còn hạn bao lâu, vì thời hạn thẻ tạm trú phụ thuộc vào hộ chiếu.
• Với diện làm theo hợp đồng lao động, chuẩn bị thông báo tuyển người Việt Nam cho vị trí đó theo hướng dẫn của cơ quan nơi nộp hồ sơ.

Lộ trình từng bước và ai làm

Doanh nghiệp là bên đứng tên nộp hồ sơ giấy phép lao động và bảo lãnh visa, thẻ tạm trú. Ứng viên chịu trách nhiệm phần giấy tờ cá nhân, nhất là giấy tờ phải xin ở nước ngoài. Phòng nhân sự là đầu mối điều phối cả hai bên.

Hồ sơ giấy phép lao động nộp tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc, qua Trung tâm Phục vụ hành chính công, qua bưu chính công ích hoặc trực tuyến. Thẻ tạm trú nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, có thể nộp trực tuyến.

• Bước 1, ứng viên làm, nhân sự hướng dẫn: xin phiếu lý lịch tư pháp, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm; chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự; dịch và chứng thực; khám sức khỏe tại cơ sở y tế đủ điều kiện.
• Bước 2, doanh nghiệp làm: soạn văn bản đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03, trong đó có phần giải trình nhu cầu; kèm giấy tờ chứng minh hình thức làm việc như hợp đồng lao động dự kiến.
• Bước 3, doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy phép lao động trong vòng 60 ngày và không muộn hơn 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
• Bước 4, doanh nghiệp bảo lãnh, ứng viên nhận visa: nếu ứng viên đang ở nước ngoài, doanh nghiệp làm thủ tục bảo lãnh nhập cảnh để ứng viên nhận visa lao động.
• Bước 5, nơi ở của người lao động thực hiện: đăng ký tạm trú tại địa chỉ người đó sinh sống.
• Bước 6, doanh nghiệp nộp: hồ sơ thẻ tạm trú gồm văn bản đề nghị của tổ chức bảo lãnh (NA6), tờ khai (NA8), hộ chiếu bản gốc, 02 ảnh 2x3 cm, giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn.

Mất bao lâu

Phần làm việc với cơ quan nhà nước có thời hạn khá rõ. Phần khó lường là giấy tờ của ứng viên ở nước ngoài, thường mất nhiều thời gian nhất và tùy từng nước. Vì vậy nên bắt đầu khâu này ngay khi chốt ứng viên, không đợi đến sát ngày nhận việc.

Thời hạn dưới đây tính từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung thì thời gian kéo dài thêm. Tổng thời gian thực tế nên tính theo tuần đến vài tháng, tùy hồ sơ.

• Giấy tờ ở nước ngoài và chứng nhận: không có thời hạn chung, phụ thuộc nước cấp; đây là khâu cần dự trù rộng nhất.
• Giấy phép lao động: 10 ngày làm việc theo Nghị định 219.
• Visa lao động: thường mất vài ngày làm việc cho phần bảo lãnh, cộng thời gian ứng viên nhận visa; kiểm tra lại với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
• Thẻ tạm trú: không quá 05 ngày làm việc, áp dụng cả khi nộp trực tiếp và trực tuyến.
• Thẻ tạm trú diện lao động có thời hạn tối đa 02 năm, phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày (Điều 38 Luật 47/2014/QH13), và trên thực tế không vượt quá thời hạn giấy phép lao động.

Chi phí gồm những khoản nào

Doanh nghiệp nên lập dự trù theo từng nhóm khoản, thay vì một con số trọn gói. Lệ phí xuất nhập cảnh hiện áp dụng theo Thông tư 25/2021/TT-BTC; lệ phí giấy phép lao động do từng địa phương quy định nên mỗi tỉnh, thành một mức. Mức phí có thể thay đổi, hãy kiểm tra lại với cơ quan thu trước khi nộp.

• Lệ phí nhà nước cấp giấy phép lao động: theo quy định của địa phương nơi nộp hồ sơ.
• Lệ phí thị thực: loại một lần là 25 USD theo Thông tư 25/2021/TT-BTC.
• Lệ phí thẻ tạm trú thời hạn đến 2 năm: 145 USD theo Thông tư 25/2021/TT-BTC.
• Chi phí bên thứ ba: lý lịch tư pháp, khám sức khỏe, Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng.
• Chi phí khác: phí dịch vụ nếu thuê đơn vị tư vấn, vé máy bay, bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định sau khi ký hợp đồng lao động.

Sai lầm hay gặp của phòng nhân sự

Phần lớn hồ sơ bị chậm không phải vì thiếu giấy tờ hiếm, mà vì những lỗi có thể tránh từ đầu. Đây là các lỗi rút ra từ quy định hiện hành mà phòng nhân sự nên rà trước khi nộp.

• Dùng quy trình cũ: đi xin văn bản chấp thuận nhu cầu riêng, dùng Mẫu 01/PLI, 02/PLI, hoặc tìm nộp ở Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Theo Nghị định 219, giải trình nhu cầu nằm trong Mẫu số 03.
• Nộp sai khung thời gian: sớm hơn 60 ngày hoặc muộn hơn mốc 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc.
• Phiếu lý lịch tư pháp cấp quá 6 tháng tính đến ngày nộp, buộc phải xin lại và làm lại cả chuỗi chứng nhận.
• Xác nhận kinh nghiệm không khớp với chức danh và mô tả công việc trong hồ sơ, hoặc không ghi rõ vị trí và thời gian làm việc.
• Không kiểm tra hộ chiếu: hộ chiếu sắp hết hạn khiến thẻ tạm trú bị cấp ngắn.
• Nhầm thẻ LĐ1 với LĐ2, hoặc quên giấy xác nhận miễn giấy phép lao động cũng có thời hạn.
• Cho ứng viên nhập cảnh bằng visa du lịch hoặc e-visa rồi mới tính chuyển đổi; việc chuyển đổi chỉ được trong một số trường hợp, cần kiểm tra trước.
• Để người lao động bắt đầu làm việc khi giấy phép chưa được cấp.

Sau khi có thẻ tạm trú: những việc cần theo dõi

Có thẻ tạm trú không có nghĩa là xong. Doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ trong suốt thời gian sử dụng lao động nước ngoài. Báo cáo định kỳ 6 tháng và hằng năm đã được bỏ, nhưng cơ quan nhà nước vẫn có thể yêu cầu báo cáo đột xuất.

• Lập lịch theo dõi ngày hết hạn của hộ chiếu, giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho từng người.
• Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động khi giấy phép còn hạn từ 10 đến 45 ngày; giấy phép chỉ gia hạn một lần, tối đa 2 năm.
• Thông báo cho cơ quan có thẩm quyền khi người lao động đến làm việc ở tỉnh, thành khác.
• Làm giấy phép mới khi người lao động đổi vị trí, đổi hình thức làm việc hoặc chuyển sang doanh nghiệp khác.

Gateway hỗ trợ gì

Gateway làm việc với phòng nhân sự trên toàn bộ phần giấy phép lao động, từ rà soát diện đến khi nhận giấy phép, và tư vấn bước tiếp theo là thẻ tạm trú. Phí dịch vụ báo theo từng trường hợp; lệ phí nhà nước và chi phí bên thứ ba tính riêng.

• Rà soát vị trí, bằng cấp, kinh nghiệm để xác định diện phù hợp: cấp mới, miễn hay gia hạn.
• Gửi danh sách giấy tờ cho người lao động và doanh nghiệp; hỗ trợ khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật.
• Soạn hồ sơ để doanh nghiệp ký, đóng dấu; nộp hồ sơ, theo dõi và giải trình khi cơ quan yêu cầu.
• Nhận giấy phép lao động, bàn giao và tư vấn thủ tục thẻ tạm trú.