Thẻ tạm trú sắp hết hạn, bị mất hoặc đổi công ty: làm thẻ mới, cấp lại và lịch nộp hồ sơ

Nhiều người nước ngoài và phòng nhân sự chỉ nhớ tới thẻ tạm trú khi thẻ còn vài tuần là hết hạn, khi làm mất thẻ hoặc khi người lao động chuyển sang công ty khác. Lúc đó câu hỏi thường gặp là: gia hạn hay làm thẻ mới, nộp trước bao lâu, và trong thời gian chờ thẻ có được đi nước ngoài không.

Bài này trả lời từng trường hợp theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật 47/2014/QH13, sửa đổi bởi Luật 51/2019/QH14, Luật 23/2023/QH15 và Luật 118/2025/QH15). Quy định và cách làm thực tế có thể thay đổi, nên trước khi nộp hãy kiểm tra lại với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Không có thủ tục gia hạn thẻ: hết hạn là xin thẻ mới

Pháp luật không quy định thủ tục gia hạn thẻ tạm trú. Theo Điều 38 của Luật, thẻ hết hạn thì được xem xét cấp thẻ mới. Nói cách khác, khi thẻ sắp hết hạn, bên bảo lãnh nộp lại một bộ hồ sơ đề nghị cấp thẻ, gần giống lần đầu.

Cần phân biệt với gia hạn tạm trú. Đây là thủ tục khác: cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đóng dấu cho phép ở thêm một thời gian lên hộ chiếu, thường dùng khi chưa đủ điều kiện cấp thẻ hoặc cần thời gian thu xếp xuất cảnh.

Thời hạn của thẻ mới phụ thuộc vào ba yếu tố, nên cần kiểm tra trước khi nộp:

• Thời hạn tối đa theo ký hiệu thẻ: ví dụ LĐ1, LĐ2 không quá 2 năm; TT, ĐT3 không quá 3 năm; DH, ĐT2 không quá 5 năm; ĐT1 không quá 10 năm.
• Hộ chiếu: thẻ phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày. Trên thực tế, nhiều nơi khuyên hộ chiếu còn khoảng 13 tháng trở lên để được thẻ khoảng 1 năm. Đây là thông lệ, không phải câu chữ của luật.
• Giấy tờ làm căn cứ: thẻ thường không dài hơn giấy phép lao động, giấy xác nhận miễn hoặc thẻ của người bảo lãnh.
• Hộ chiếu sắp hết hạn thì nên đổi hộ chiếu trước, rồi mới xin thẻ mới, để không bị cấp thẻ quá ngắn.

Nộp trước bao lâu

Luật không quy định phải nộp hồ sơ trước ngày thẻ hết hạn tối thiểu bao nhiêu ngày. Thời hạn xem xét của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh là không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nhưng đó chỉ là phần cuối của cả quá trình.

Với người lao động, việc chậm nhất thường là giấy phép lao động. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giải quyết cấp giấy phép lao động là 10 ngày làm việc; xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép là 5 ngày làm việc. Chưa có giấy phép mới hoặc đã gia hạn thì chưa xin được thẻ dài hơn giấy phép cũ. Một số đơn vị khuyến nghị nộp hồ sơ thẻ trước khi hết hạn từ 5 đến 15 ngày làm việc; con số này chỉ là kinh nghiệm thực tế.

Lịch làm việc gợi ý cho phòng nhân sự:

• Khoảng 2 tháng trước khi thẻ hết hạn: kiểm tra hạn hộ chiếu, hạn giấy phép lao động và lịch công tác nước ngoài của người lao động.
• Nếu giấy phép lao động cũng sắp hết hạn: làm hồ sơ gia hạn hoặc cấp mới giấy phép trước, vì thẻ đi sau giấy phép.
• Khi đã có giấy phép mới: chuẩn bị hồ sơ thẻ, cập nhật khai báo tạm trú nếu đã đổi chỗ ở.
• Nộp hồ sơ thẻ sớm, chừa thời gian cho việc bổ sung giấy tờ nếu cơ quan yêu cầu.
• Không để thẻ hết hạn rồi mới nộp. Quá hạn tạm trú bị xử phạt hành chính và có thể ảnh hưởng hồ sơ sau này.

Hồ sơ xin thẻ mới khi thẻ cũ hết hạn

Bên bảo lãnh (doanh nghiệp, tổ chức hoặc công dân Việt Nam) nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành nơi tổ chức đặt trụ sở hoặc nơi người bảo lãnh cư trú. Có thể nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

Hồ sơ thường gồm:

• Văn bản đề nghị của tổ chức bảo lãnh (mẫu NA6), hoặc của công dân Việt Nam bảo lãnh thân nhân (mẫu NA7) kèm giấy tờ chứng minh quan hệ.
• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh (mẫu NA8) và ảnh 2x3 cm.
• Hộ chiếu gốc còn hạn, kèm thẻ tạm trú hiện tại.
• Giấy tờ chứng minh mục đích: giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn, giấy tờ đầu tư, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh.
• Xác nhận đã khai báo tạm trú tại nơi ở.
• Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ của doanh nghiệp.

Đổi công ty: thẻ cũ không dùng tiếp được

Thẻ diện lao động gắn với công ty bảo lãnh. Khi nghỉ việc ở công ty cũ, căn cứ cấp thẻ không còn, nên không thể dùng thẻ cũ để làm việc cho công ty mới. Công ty mới phải làm giấy phép lao động (hoặc xác nhận miễn) và đề nghị cấp thẻ mới theo tên mình.

Theo hướng dẫn trả lời bạn đọc trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ năm 2024, khi công ty cũ không còn bảo lãnh, người lao động liên hệ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để nộp lại thẻ cũ và được gia hạn tạm trú để thu xếp xuất cảnh; công ty mới sau đó đề nghị cấp thị thực hoặc thẻ. Người lao động cũng có thể tự xin e-visa, ghi rõ mục đích và tên doanh nghiệp dự kiến làm việc. Trên thực tế, có trường hợp công ty mới có giấy phép lao động mới và xin được thẻ mới mà không phải xuất cảnh. Cách xử lý có thể khác nhau theo hồ sơ, nên cần hỏi trước cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Trình tự nên làm khi chuyển việc:

• Trước khi nghỉ ở công ty cũ: kiểm tra hạn thẻ, hạn hộ chiếu và thống nhất với công ty mới về thời điểm bắt đầu làm việc.
• Công ty mới nộp hồ sơ giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn càng sớm càng tốt.
• Công ty cũ phối hợp xác nhận chấm dứt hợp đồng và xử lý thẻ cũ theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
• Hỏi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem trường hợp của mình được xin thẻ mới ngay tại Việt Nam hay cần gia hạn tạm trú, xuất cảnh rồi nhập cảnh lại bằng visa đúng mục đích.
• Khi có giấy phép lao động mới, công ty mới nộp hồ sơ thẻ theo danh mục ở mục trên.

Mất hoặc hỏng thẻ

Thẻ bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng thì làm thủ tục cấp lại. Hồ sơ cơ bản giống hồ sơ cấp thẻ, có thêm phần giải trình. Các nguồn hiện chưa thống nhất về việc có bắt buộc xác nhận của công an hoặc chính quyền địa phương về việc mất thẻ hay không. Nên chuẩn bị sẵn và kiểm tra yêu cầu trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an trước khi nộp.

Nếu cần xuất cảnh gấp khi chưa có thẻ mới, trên thực tế thường phải xin thị thực, vì hộ chiếu cần có thị thực hoặc thẻ tạm trú còn hạn. Trường hợp này cũng nên hỏi trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Hồ sơ cấp lại thường gồm:

• Văn bản đề nghị của bên bảo lãnh (NA6 hoặc NA7) và tờ khai NA8 có dán ảnh.
• Hộ chiếu gốc và ảnh theo quy cách.
• Đơn giải trình lý do mất hoặc hỏng thẻ.
• Thẻ bị hỏng (bản gốc), nếu còn.
• Xác nhận mất thẻ của công an hoặc chính quyền địa phương, nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
• Xác nhận khai báo tạm trú và giấy tờ chứng minh căn cứ cấp thẻ còn hiệu lực.

Đang chờ thẻ có được xuất cảnh không

Chưa có văn bản chính thức trả lời trực tiếp câu hỏi này. Có thể tóm tắt các điểm thực tế cần lưu ý như sau, và nên xác nhận lại với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước khi đặt vé:

• Hồ sơ nộp trực tiếp thường kèm hộ chiếu gốc. Trong thời gian xử lý, người nước ngoài không có hộ chiếu để xuất cảnh.
• Với hồ sơ nộp trực tuyến, chưa rõ thời điểm phải nộp hộ chiếu gốc. Hỏi kỹ khi nộp.
• Nếu thẻ cũ đã hết hạn hoặc đã nộp lại, khi ra nước ngoài cần thị thực hoặc giấy tờ phù hợp để nhập cảnh lại Việt Nam.
• Cách an toàn nhất là xếp lịch công tác, về nước sau ngày dự kiến nhận thẻ mới, hoặc nộp hồ sơ sau chuyến đi nếu thẻ cũ vẫn còn đủ hạn.

Gateway hỗ trợ gì

Gateway làm thủ tục thẻ tạm trú cho người lao động, nhà đầu tư và thân nhân. Kết quả cấp thẻ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh quyết định. Lệ phí nhà nước tính theo thời hạn thẻ, phí dịch vụ báo theo từng trường hợp. Liên hệ: [email protected], +84367387309.

• Kiểm tra visa, thẻ hiện tại và căn cứ cấp thẻ, xác định loại thẻ và thời hạn có thể xin.
• Chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu và hướng dẫn bên bảo lãnh ký.
• Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, theo dõi và bổ sung khi được yêu cầu.
• Nhận thẻ và bàn giao cùng hộ chiếu.