Làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại TP.HCM: hồ sơ, thời gian và lý do hay bị trả hồ sơ

Thẻ tạm trú cho phép người nước ngoài sống tại Việt Nam dài hạn và xuất nhập cảnh nhiều lần mà không phải xin visa cho từng chuyến. Với người làm việc, đầu tư hoặc sống cùng gia đình ở TP.HCM, đây thường là giấy tờ cư trú tiện nhất. Nhưng thẻ chỉ được cấp khi bạn thuộc đúng diện, nhập cảnh bằng đúng loại visa và có bên bảo lãnh hợp lệ.

Bài này tóm tắt các điểm chính theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật 47/2014/QH13, sửa đổi năm 2019, 2023 và 2025), kèm những lỗi thực tế khiến hồ sơ bị trả về.

Ai được cấp thẻ tạm trú

Theo Điều 36 của Luật, thẻ tạm trú cấp cho thành viên cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự, tổ chức quốc tế (ký hiệu NG3), và cho người nước ngoài nhập cảnh bằng visa có một trong các ký hiệu sau. Ký hiệu thẻ giống ký hiệu visa.

• LĐ1, LĐ2: người lao động có giấy xác nhận miễn hoặc có giấy phép lao động.
• ĐT1, ĐT2, ĐT3: nhà đầu tư và người đại diện tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam, phân theo mức vốn.
• TT: vợ, chồng, con dưới 18 tuổi của người nước ngoài thuộc một số diện (như lao động, đầu tư), hoặc cha, mẹ, vợ, chồng, con của công dân Việt Nam.
• DH: người học tập, thực tập. NN1, NN2: trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức nước ngoài. LV1, LV2, LS, PV1: các diện làm việc với cơ quan nhà nước, luật sư, phóng viên thường trú.
• Từ 01/7/2026: UĐ1 (nhân lực công nghiệp công nghệ số chất lượng cao) và UĐ2 (vợ, chồng, con dưới 18 tuổi của người có UĐ1), theo Luật 118/2025/QH15.

Visa du lịch (DL), e-visa (EV), visa công tác (DN1, DN2) và visa thăm người thân (VR) không nằm trong danh sách. Người đang ở Việt Nam bằng các loại visa này muốn xin thẻ thì trước hết phải đủ điều kiện chuyển đổi mục đích visa hoặc xin visa đúng diện. Đây là lý do phổ biến nhất khiến người nước ngoài tưởng mình đủ điều kiện nhưng hồ sơ không được nhận.

Thẻ có thời hạn bao lâu

• ĐT1, UĐ1, UĐ2: không quá 10 năm.
• ĐT2, DH, NG3, LV1, LV2, LS: không quá 5 năm.
• ĐT3, TT, NN1, NN2: không quá 3 năm.
• LĐ1, LĐ2, PV1: không quá 2 năm.

Thời hạn thẻ luôn ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày. Trên thực tế, thẻ cũng thường không vượt quá giấy tờ làm căn cứ: thẻ LĐ2 theo giấy phép lao động, thẻ TT theo thẻ của người bảo lãnh. Vì vậy, nếu hộ chiếu chỉ còn hạn hơn một năm, nên đổi hộ chiếu trước rồi mới xin thẻ.

Nộp hồ sơ ở đâu tại TP.HCM

Người nước ngoài không tự đứng tên nộp. Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mời, bảo lãnh (thường là công ty nơi bạn làm việc, công ty bạn góp vốn, hoặc vợ, chồng là công dân Việt Nam) nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi tổ chức đặt trụ sở hoặc nơi cá nhân bảo lãnh cư trú. Với bên bảo lãnh ở TP.HCM, đó là Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an TP.HCM hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an, tùy trường hợp. Một số bước có thể làm trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.

Doanh nghiệp lần đầu bảo lãnh người nước ngoài phải gửi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hồ sơ thông báo gồm bản sao chứng thực giấy phép thành lập hoặc đăng ký doanh nghiệp và văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền. Việc này chỉ làm một lần và phải cập nhật khi thay đổi, nhưng thiếu bước này thì hồ sơ thẻ không được nhận.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Văn bản đề nghị cấp thẻ tạm trú của tổ chức hoặc cá nhân bảo lãnh (mẫu NA6 hoặc NA7).
• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh (mẫu NA8) và ảnh chân dung theo quy cách.
• Hộ chiếu gốc còn hạn, kèm visa và dấu nhập cảnh hiện tại.
• Giấy tờ chứng minh thuộc diện cấp thẻ: giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc đăng ký doanh nghiệp, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh. Giấy tờ do nước ngoài cấp cần chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tùy nước, rồi dịch sang tiếng Việt và chứng thực.
• Giấy tờ chứng minh đã khai báo tạm trú tại nơi đang ở.

Mất bao lâu

Theo Điều 37 của Luật, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét cấp thẻ trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Đây là thời hạn xử lý sau khi hồ sơ đã hợp lệ. Thời gian chuẩn bị giấy tờ trước đó, nhất là giấy phép lao động và giấy tờ nước ngoài, thường dài hơn nhiều và tùy hồ sơ.

Hộ chiếu gốc được giữ trong thời gian xử lý, nên bạn không thể xuất cảnh lúc đó. Hãy xếp lịch công tác, về nước sau ngày dự kiến nhận thẻ, và nộp trước khi thời hạn tạm trú hiện tại hết đủ lâu để không bị quá hạn nếu phải bổ sung giấy tờ.

Lệ phí

Lệ phí nhà nước tính theo thời hạn thẻ, theo biểu phí do Bộ Tài chính ban hành. Ngoài ra có thể có chi phí dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hóa giấy tờ và phí dịch vụ nếu bạn dùng dịch vụ. Gateway báo giá tách riêng từng khoản.

Lý do hồ sơ hay bị trả về

• Nhập cảnh bằng loại visa không thuộc diện cấp thẻ (DL, EV, DN) và chưa chuyển đổi mục đích.
• Giấy phép lao động chưa có, sắp hết hạn, hoặc ghi công ty khác với công ty bảo lãnh.
• Hộ chiếu còn hạn quá ngắn, khiến thẻ chỉ được cấp vài tháng hoặc không được cấp.
• Chưa khai báo tạm trú, hoặc địa chỉ khai báo không khớp với địa chỉ trong hồ sơ.
• Doanh nghiệp chưa gửi hồ sơ thông báo con dấu, chữ ký, hoặc người ký không có thẩm quyền.
• Thông tin sai lệch giữa hộ chiếu, giấy phép lao động và tờ khai: họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh.
• Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh cấp ở nước ngoài chưa được Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch, chứng thực.
• Người nước ngoài đang có vi phạm chưa xử lý, ví dụ quá hạn tạm trú.

Sau khi có thẻ

• Luôn mang thẻ cùng hộ chiếu khi xuất nhập cảnh.
• Đổi hộ chiếu, đổi công ty bảo lãnh hoặc thay đổi căn cứ cấp thẻ đều cần làm lại thủ tục.
• Thẻ hết hạn được xem xét cấp thẻ mới. Nên chuẩn bị từ một đến hai tháng trước, vì thẻ diện lao động phụ thuộc vào giấy phép lao động mới hoặc đã gia hạn.
• Vợ, chồng, con dưới 18 tuổi có thể xin thẻ TT theo thẻ của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi đang ở TP.HCM bằng e-visa, có xin thẻ tạm trú ngay được không? Chỉ khi bạn đã có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn: Luật cho phép người nhập cảnh bằng e-visa chuyển đổi mục đích trong trường hợp này. Nếu chưa có, cần làm giấy phép lao động trước.

Tôi có phải có mặt khi nộp không? Bên bảo lãnh là bên nộp. Bạn cần cung cấp hộ chiếu gốc và ký tờ khai, còn việc nộp và nhận kết quả có thể do bên bảo lãnh hoặc đơn vị được ủy quyền thực hiện.

Nghỉ việc thì thẻ còn dùng được không? Thẻ diện lao động gắn với công ty bảo lãnh. Khi chấm dứt hợp đồng, giấy phép lao động hết hiệu lực và bạn cần làm thủ tục phù hợp với tình trạng mới, ví dụ công ty mới làm giấy phép và thẻ mới.

Gateway kiểm tra visa, giấy phép lao động và hộ chiếu của bạn trước khi nộp, để biết ngay hồ sơ có đủ điều kiện và xin được thẻ thời hạn bao lâu.