更换雇主时的工作许可证：新办还是补发、暂住卡，以及避免空档期的正确顺序

一名在越南合法工作的外国人接受了另一家公司的录用。对员工和新公司人事部门来说，第一个问题通常是：仍在有效期内的工作许可证能否沿用？暂住卡是否需要重新办理？

简而言之：工作许可证和暂住卡都与其上载明的雇主绑定。更换公司即意味着更换载明的单位，因此两者都必须以新公司名义重新办理。难点不在于文件本身，而在于顺序：顺序一旦出错，员工可能陷入既无工作许可证、又无合法居留依据的空档期。目前工作许可证手续适用第219/2025/NĐ-CP号法令，自2025年8月7日起施行，取代第152/2020/NĐ-CP号法令和第70/2023/NĐ-CP号法令。

旧工作许可证能否在新公司使用？

不能。工作许可证是为某人在特定雇主处工作而签发的。一旦与原公司的合同终止，该许可证即不再构成为其他公司工作的依据。

许多人以为快速补发一下就行。然而，根据第219号法令第23条，补发仅适用于少数几种情形，而转到另一法人实体工作并不在其列。第219号法令还取消了第70/2023号法令中因工作地点变更而补发的情形，因此现在工作地点变更也须办理新证。延期只能延长有效期，不能用于更换公司。

关于公司更名的提示：补发的情形是雇主名称变更但识别号码不变。识别号码与企业登记号码是两个不同的编码。如果原公司已更名或重组为另一法人实体，请在选择补发手续前仔细核实。

• 可补发：有效许可证遗失或损坏至无法使用。
• 可补发：有效许可证上所载的姓名、国籍或护照号码发生变更。
• 可补发：雇主名称变更但识别号码不变。
• 须办新证：转到另一雇主处工作，即使职位和职务相同。
• 须办新证：工作地点变更。

由新公司申请工作许可证：材料与时限

新公司为申请方，向员工预计工作所在地的省级人民委员会提交申请。根据第219号法令，公司只需提交一份材料，既说明其使用外籍劳动者的需求，又申请许可证；不再需要单独办理需求审批这一步骤。

办理时限为收到完整材料之日起10个工作日。如不予签发，主管机关须在03个工作日内书面答复并说明理由。按照通常的指引，材料应在60天内、且最迟于开始工作日期前10天提交；请向受理机关确认该时限。费用由各省人民议会规定，请查询申请地现行收费标准。

已持有工作许可证的人通常手头已有部分材料。以前对在新公司担任相同职位的人有简化材料的规定，但第219号法令是否保留尚不明确。在省略任何材料之前，请先咨询受理机关。

• 使用第03号表格填写的许可证申请书，包括对使用外籍劳动者需求的说明。
• 12个月内有效的健康证明。
• 签发时间不超过6个月的越南或外国无犯罪记录证明。
• 02张4x6厘米彩色照片及有效护照。
• 证明工作形式的文件，例如拟与新公司签订的劳动合同。
• 证明符合职位条件的文件：学位证书、工作经验证明、任命决定等（视情况而定）。外国文件须经领事认证或海牙认证，豁免情形除外。

以新公司名义办理签证和暂住卡

工作类暂住卡与担保单位绑定。更换公司并非修改卡上信息，而是更换担保方，因此员工需要由新公司担保办理新的暂住卡。

前提条件是在新公司取得工作许可证或免办工作许可证的书面确认。仅凭录用通知书或招聘协议不足以办理暂住卡；在此期间须使用合适的短期签证。根据政府报（Báo Chính phủ）发布的指引，当原公司不再担保该员工时，旧暂住卡须交还出入境管理机关，并为员工办理暂住延期，之后由新公司办理签证和暂住卡。对于电子签证，出入境管理机关要求电子签证上须显示邀请机关或组织的名称，方可用于申请暂住卡。

• 新暂住卡申请材料包括担保单位的基本文件，以及在新公司取得的新工作许可证或免办确认。
• 通常还需要与原公司终止劳动合同的文件；如员工曾在原公司持有出资，可能需要提供撤资文件。
• 护照有效期须比拟申请的暂住卡有效期至少多出30天，否则暂住卡的有效期将相应缩短。
• 根据第25/2021/TT-BTC号通知（经第62/2023/TT-BTC号通知修订）的暂住卡费用：有效期最长02年的为145美元，超过02年至05年的为155美元。单次入境签证为25美元。收费标准可能调整，提交前请再次核实。

避免空档期应遵循的顺序

总原则：新许可证签发之前不要开始为新公司工作，也不要让员工继续持有已失去担保依据的暂住卡。以下顺序是实务安排，并非法律逐字规定的程序。在员工尚未与原公司终止合同时，新许可证申请能否被受理取决于各省的指引，请事先咨询。

• 第1步：员工与新公司商定入职日期，为办理新工作许可证和新暂住卡留出充足时间。一开始就检查护照有效期。
• 第2步：准备个人材料。超过6个月的无犯罪记录证明或超过12个月的健康证明须重新办理，即使曾用于办理旧许可证。
• 第3步：新公司在法定时限内提交工作许可证申请。等待期间员工继续在原公司工作。
• 第4步：新许可证签发后，与原公司终止合同。原公司收回旧许可证并交还签发机关，同时将旧暂住卡交还出入境管理机关。
• 第5步：新公司立即提交新暂住卡申请。如无法及时办理，可办理暂住延期、申请合适的签证，或出境后持显示新公司名称的签证或电子签证重新入境。
• 第6步：按照许可证内容与新公司签订劳动合同并开始工作。

需要规避的风险

更换公司时出现的大多数问题，源于以为过渡期间旧证件仍然有效。没有任何规定允许持旧许可证为新公司工作，或在担保方变更后继续持旧暂住卡居留。无证工作（且不属于豁免情形）可能导致公司受到处罚、员工被驱逐出境。

• 离开原公司后、新许可证尚未签发便立即到新公司上班。
• 误选补发或延期而非办理新证，导致材料被退回、耽误时间。
• 原公司未交还旧许可证和暂住卡，拖延新公司的手续办理。
• 使用基于第152/2020号或第70/2023号法令的材料清单或表格，而这些法令已不再适用。
• 持未显示新公司名称的电子签证重新入境，导致无法用于申请暂住卡。

Gateway能提供的帮助

Gateway与员工及新公司人事部门合作，办理更换雇主时的工作许可证，从确定正确手续到领取许可证，并就下一步的暂住卡办理提供咨询。服务费按个案报价；政府规费及第三方费用另行收取。法规可能变化，因此Gateway会在准备材料前核查申请地现行适用的指引。联系方式：[email protected]，+84367387309。

• 审查职位、资历和经验，确定正确途径：新办、补发、延期或免办。
• 发送材料清单；协助办理体检、无犯罪记录证明、海牙认证或领事认证及翻译。
• 准备材料供公司签字盖章；提交申请、跟进进度，并在主管机关要求时提供说明。
• 领取工作许可证并交付，同时就以新公司名义办理暂住卡的手续提供咨询。